丰田的A3资料制作(新员工版).ppt

丰田A3资料制作2007年11月1. 什么是丰田的A3资料2. 为什么要制作简洁易懂的资料3. 如何制作A3资料A3资料制作——课程内容1、什么是TOYOTA的A3资料按照问题解决的步骤进行思考,将事实和思考的内容准确地传达,实现信息共享的一种工具。A3资料制作————概念问题解决方法的核心工具:“A3资料”A3资料——丰田管理交流的语言1、什么是TOYOTA的A3资料A3资料的特征①、将问题解决的8个步骤归纳在1张纸上②、通过视觉表达,使内容一目了然③、A3资料=问题解决的工具并非只在形式上满足A3要求即可A3资料————特征事实判断想法数据、图表、文字并用(对资料使用者而言)■能够尽快理解■能够供每一位相关人员理解■即便意见不同,那什么地方不同。简洁易懂的资料,能够帮助引发有建设性的讨论。■即便内容有问题,也容易发现问题所在,便于进一步指导和修正(对资料制作者而言)■自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”, 有助于对思路的自我检测和整理。2、为什么要“制作简洁易懂的资料”A3资料——:减少交通费报销单迟交现象例2:提高经销商小组的沟通效率减少交通费报销单迟交现象理想状态将全年交通费票据提交延迟率控制在5%内现状最近四个月以来,交通费票据提交延迟率超过10%<问题>交通费开支报销单晚交的百分比是标准水平的一倍。[注]每月28日以后提交的报销单被视为晚交。(1)对延迟提交交通费票据现象的分析■销售企划课的“国内出差费用票据”提交延迟率较高。・对2005年4月数据的分析 ①根据费用票据类型⇒“国内出差费用报销单”延迟提交率较高[数据1] ②根据提交国内出差费用票据的部门⇒营业部的延迟率较高[数据2] ③根据营业部内提交国内出差费用报销单的课室⇒销售企划课的延迟率较高[数据3](2)报销单处理流程分析■<问题点>采取下列(1)和(2)的措施,负责处理销售企划部内的“国内出差费用票据”的员工提交报销单据延迟9月份截至规定提交日期,■修改报销单格式TomJoe改善■制定报销单提交流程手册TomJoe■(1)评价九月份的销售规划部国内出差开支报销单未出现延迟提交的现象。其结果是整个公司的交通费开支报销单延迟提交的比率得以降低。[数据4](2)未来的计划将新的报销单格式应用于其它部门将此流程运用于海外出差费用开支的报销计划计划实施■A3解答例问题在此!各组提交的报销单填写不正确员工不能及时处理票据所提供的表格形式容易造成错误录入员工各自的录入不够细致票据量大员工的处理速度过慢周围环境易造成票据提交延迟现象提交程序容易造成混乱营业部的经费结算担当没有及时提交国内出差费用票据真因计划改善实施实施措施[数据4]报销单延迟提交率的变化(#ofreports)x103x103x103延迟提交率时间限制会计课对各部门的报销单进行处理。课长确认费用开支。员工填写报销单。营业部内经费结算担当对票据进行收集并处理下个月的10日支付费用。25日26日28日月末2%5%20%全公司范围销售企划课提交报告的总数延迟提交报告的总数延迟提交率(%)提交报告的总数延迟提交报告的总数延迟提交率(%)国内出差海外出差交通费其他(分类)销售生产技术研发人事其他销售企划销售支援宣传二手车支援提交报告的总数延迟提交报告的总数延迟提交率(%)[数据][数据2][数据3]强调要点部分将分解问题的过程用语言描述,并突出要点内容将数据可视化--使用图表回顾过程时,使用相关数据3、(1)考虑是“面向谁”的资料(2)考虑要“如何使用”资料(3)考虑资料用于“何种用途”(4)考虑要传达“什么内容”(1)确定纲要的主体(2)对纲要的主体进行补充的内容(3)检查纲要整体(1)根据纲要,确定版面设计(2)确定各文本框的标题(1)分别将各部分内容填入模板(2)修饰资料,使内容能够一目了然(1)最后检查整体的效果整体样式A3资料————(1)考虑是“面向谁”的资料(2)考虑要“如何使用”资料(3)考虑资料用于“何种用途”(4)考虑要传达“什么内容”提纲的制作重点3、制作A3资料的步骤STEP1明确资料目的A3资料——3