行政部文秘岗位职责.doc

行政部文秘岗位职责职位名称行政部文秘所在部门行政部职位角色:为公司领导提供优质高效的秘书服务职责与工作任务:职责一职责表述:负责来客来访人员的接待和安排工作任务热情礼貌地接待来访客人根据客人的不同****惯提供不同口味的饮料、餐饮安排根据情况对来访客人进行分流,减轻领导的压力。职责二职责表述:高效、礼貌处理来电工作任务使用专业术语礼貌接听来电。快捷高效对电话进行预处理,当领导不在,或不方便接听电话时,做好电话记录,及时转告。对需要反馈的事项做好全程跟踪、落实工作。职责三职责表述:文书写作工作任务掌握文书写作要领,高质量、高效率完成各类文件、信函的起草。职责四职责表述:文件、资料的流转及流转中的保密工作工作任务根据紧急、重要程度对来文进行分类,对紧急的文件及时安排领导批阅,协助领导高效处理文件。根据领导的批示,对需要继续流转的文件及时传递。对处理完毕的文件及时存档。对领导的手书指令正本传递给相关人员,复印件存档。在文件流转过程中做好保密工作。职责五职责表述:督查催办工作工作任务根据领导书面批示,根据时限及时做好督查催办工作。对领导的口头交办的事项,及时跟进、落实、反馈。职责六职责表述:会议管理工作任务协助大型会议、活动的筹办。对召集的会议负责组织、协调、跟踪工作,处理会议期间的各种突发事件,完成会议纪要。职责七职责表述:外部工作关系工作任务辅助领导维护良好的外部客户关系,重大节日、重要客户或客户单位的纪念日、庆典等提醒或代表领导发贺函表示祝贺。协助公司相关部门做好领导重大社交、公益活动和社会职务等活动的联络、协调工作。职责八职责表述:负责领导大事记及个人档案的收集、整理、归档工作工作任务及时更新领导个人档案资料,对具有保存价值的文件、实物及时整理归档。定期编制大事记。职责九职责表述:领导个人财务管理工作任务负责总裁各项公务费用的报销每月完成月度费用统计表职责十职责表述:总裁办公室日常维护保持领导办公室的整洁、有序、保密及安全工作任务每日上班前负责办公室的通风换气,保持办公室的整洁,保证办公设施的正常运行。负责办公室陈列物品、装饰物完好无损;负责办公室文件资料的安全保密工作。