订货管理手册.docx

订货管理手册订货管理手册大纲一、订货管理目的二、订货管理职责三、订货规则四、订货的步骤五、货物验收程序六、退货程序七、货物储存八、损耗管理对策一、订货管理目的门店要正确执行订货才能足以保证餐厅的正常营运,正确执行食品、包装、营运物料的订货的工作是使门店正常营运的必备因素。无论订得过多或过少,均会对门店造成负面的影响。过多的订货将会造成不必要的消费,可能因为原料的过期或因存货过多而导致资金的积压、调拨增加、人力成本的增加,同时由于门店冰箱或库房摆放超过原先设计的货物数量,影响执行先进先出及盘点。过少的订货将会造成门店无货可卖营业额下降、可能增加顾客抱怨、调拨频率增加,耗费时间,人力成本,并增加行政作业,更可能因调拨的运送状况不佳而导致原料的品质下降。正确地执行订货方可协助门店做到不积货、不断货。能给门店节省储存空间和避免不必要的损耗。请记住:存货就是存款,它可以用来投资,争取更多的利润。也可以堆放在仓里,变成没有贡献的原料。二、订货管理职责1、负责人订货经理应该是门店领班以上(含领班)的管理人员。2、订货经理职责:根据门店的营运状况,计划原料进货,存储数量。准时完成原料、半成品的订货工作;适时、准确地完成原料千元用量的计算及订货前的盘点;依照历史记录与趋势预估营业额,并与店长进行沟通;监督与追踪订货、更改和紧急进货的次数与品项,及时采取改善行动,并做必要的沟通;监督原料与店内仓库的管理,如先进先出的执行,检查物品的保质期及是否能及时用完;正确填写门店订货单;及时完成订货评估表;相关资料与报表的保存和管理;进货人员的需求及训练;三、订货规则公司各门店采用的订货方式是补齐式订货,其公式是:需求量-存货量=订货量要有效的使用补齐式的订货,必须要考虑和注意以下六个要素:1、 进货周期进货周期是指:相同的原料这次进货与下次进货的差异天数,一般进货周期为天。2、 相隔时间相隔时间指:相同原料订货日与进货日之间的这段时间。因为门店虽然下了订单,但配送要隔几天才能把货送到,因此在考虑订货量时,就必须把这段时间的需求计算在订货量内。如果不考虑这段相隔时间,餐厅就会出现断货。例如:门店的订货日定在每周日晚上,需进货日定在第二周的星期二下午,那么这家门店的相隔时间就是九天。门店的订货日定在每周日晚上,需进货日定在第二周的星期三下午,那么这家餐厅的相隔时间就是十天。3、 安全存量安全存量是为了避免门店因为营业额及产品销售百分比的波动,而造成门店的断货所设定的预防措施。建议每种食材的安全量为10%—15%,各门店也可以依照具体状况设定个别原料合理的安全存量。4、 订货周期的营业额订货周期的营业额就是:进货周期营业额+相隔时间的营业额+安全存量的营业额5、 千元用量每1000元营业额所需使用原料的数量,以整箱为单位(通常算至小数点后4位)公式:(原料的实际使用量/每箱的包装×1000)/实际营业额=千元用量例:某餐厅四月份营业额为60万元,(每格为50只)鲜肉大包的千元用量=(45000/50×1000)/600000=:l       冷冻、干货、物料:每月调整一次,因为变化及影响性较小,但如有需要,应按实际情况作必要的调整。l       湿货:因原料保存期限较短,故建议每周调整一次,视实际情况及需要,也可每次进货前作调整。影响千元用量的因素:l       季节:天气温度将会影响冷热饮的产品销售百分比,例如夏季的碳酸饮料。(请注意:当餐厅碳酸饮料的用量增加时,除了考虑高速糖浆的千元用量,同时亦要考虑相关原料的千元用量,如冷饮杯)l       新产品的推出时,会影响同类产品的销售情况;l       促销活动:当有促销活动时,促销的产品及其组合餐或同类的其他产品都会因此而造成销售的改变。也就是说,如果促销大包时,假如你预估大包的使用量会提升5箱,而订货周期的营业额预估为50千,则你可将千元用量表上写为:上周千元用量+.(千元用量表必须先传公司后再作调整。)如在促销活动进行或结束时,你可随时视实际的千元用量变化来了解预估的正确性,以做适当的调整。l       当有该原料调入产生时,可能是因为千元用量的增加。l       在进货时,尚有该原料的大量库存,可能是因为千元用量的减少所致。l       如盘点不正确或计算错误也会影响千元用量。6、 存货量是包含现在就在餐厅仓库及冷冻、冷藏冰箱内的物料数量(期末存量),再加上次订货尚未进餐厅的物料(未进货量)。通常以箱为单位(请计算至小数点第一位)。7、订货量四、订货的步骤1、 预估营业额预估进货周期及相隔时间内每天的营业额。在预估营业额时要注意以下的事项:l       参考前三周的营业额;l       参考去年同期时段是否有相同的趋势形态;l