人事资料管理办法.docx

人事资料管理办法
一、目的
1、规范人力资源档案的有效管理及日常使用,健立、健全人事档案的归档、保管、调阅和销毁。
2、降低人员变动带来的风险。
二、适用范围
本流程适用于公司人事部中关于人员的招聘、录用、培训、考核方面涉及的人事档案、工资报表、记录表单、统计报表等。
三、资料类别
1、按工作内容,资料及表单分为:招聘、录用、培训、转正、考核、奖惩、离职、人事工作计划与总结、其他十大类。
2、各类别包含的表单及表单的保管期限、保管人、保管方式见附件《人事资料月度汇总记录表》。
3、根据登记表中的要求,保管人即是资料单据的管理责任人,要自行负责纸档文件的保管与OA中数据的录入,并要求对专项资料或表单要列明细表进行管理,具体格式见附件《人事资料明细记录表》,对于需要入员工档案的资料转交人事助理放入。
4、资料及单据的保管与更新要求日清日毕,公司设专人在月度结束后的第三个工作日对上述需要管理的文件和单据进行逐项审核。
5、对超过保存期的文件和单据,由保管人提出申请,由人事经理审核,报分管副总批准予以销毁。
四、工作程序
1、招聘文件
(1)招聘申请表按权限审批后进行编号,编号规则为年份最后2位数加该年的申请表的
顺序,如2005年第一份人员增补申请表可按如下编号:05001。
(2)面试试卷原稿以纸质和电子文档形式保存,如要修改或更换考核试卷,应做好记录。
(3)录用人员简历交人事助理录入OA中,并制作员工档案。
2、培训文件
(1)培训类文件除了员工培训纪录外均需要以纸质的形式保存,有电子文档的同时以电子
文档的形式保存。
(2)培训计划由培训专员根据培训需求调查结果编制后按审批权限经公司批准后执行,其间如有调整,按权限进行批准,原稿和修正稿均需用纸质版本归档。
(3)培训类文件流水线编号规则同人员增补申请表流水线的编号规则。
3、绩效考核文件
(1)绩效考核管理规定、办法及表单以电子文档的形式保存在OA中。
(2)员工考核表以纸质的形式在考核周期结束后交考核专员归档。
(3)员工考核成绩以纸质和电子文档的形式保存。
4、员工档案、工资及社保档案
(1)员工档案在员工入职当天由人事助理根据员工简历、职位申请表录入OA之后,根据转正、员工调动、考核结果等信息进行及时更新。
(2)工资档案在每月发完工资后3个工作日内建档,以纸质和电子文档形式保存。
(3)社会保险档案在每月最后一个工作日前完成建档,以纸质和电子文档形式保存。
5、对需要变更修订的文档比如宣传资料、面试试题、培训考核试题等,采用版本号管理,,,依此类推。
五、人力资源档案保管权限及借阅
1、资料表单的保管人具有调阅、补充各自所保管资料的权限,人事经理具有调阅除人事档案外的所有人事资料的权限,分管副总、总经理具有调阅所有人事资料的权限,任何人均无修改原始资料的权限。
2、所有文档的借阅均需要进行登记,登记表格式见附件《人事资料借阅记录表》(详见附件),写明借阅资料的名称、内容、借阅日期、归还日期。
六、附表
《人事资料月度汇总记录表》
《人事资料明细记录表》
《人事资料借阅记录表》
《需要归还的培训资料签收单》
七、其他
1、本规定的解释权和修订权归行政人事部所有。