Office办公软件应用.ppt

Office办公软件应用综合管理部 ,主要是为了帮助人们在平时的工作中快速方便地制作和处理文字、文件、数据、报表、幻灯片等。现在我们常用办公软件有微软Office、金山WPS Office,永中Office等。第一部分办公软件之WORD篇第二部分办公软件之EXCEL篇第三部分办公软件之POWERPOINT篇目录1、新建文档①通过“开始”菜单的“新建Office 文档”命令来建立。②使用快捷键来建立:在Word中按Ctrl+N键,可以建立一个新的空白文档。③在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立。④在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立。⑤使用右键菜单来建立:在桌面上空白处单击鼠标右键,在快捷菜单中单击“新建”项,从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word文档”,给这个文档起好名字,这个文档就建立好了。2、打开文档①通过“开始”菜单的“打开Office文档”命令来打开。②在Word里按“Ctrl+O”键。③使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档:打开“文件”菜单,在下面有一栏显示了我们最近打开过的文档,单击其中的一条,就可以打开相应的文档了。3、自动保存和恢复打开“工具”菜单,单击“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“保存”选项卡,这里有一个“自动保存时间间隔”项,默认的时间是10分钟。5、插入符号打开“插入”菜单,单击“特殊字符”命令,打开“插入特殊符号”对话框,在这个对话框中有六个选项卡,分别列出了六类不同的特殊符号;从列表中选择要插入的特殊字符,单击“确定”按钮,选中的字符就插入到了文档中。6、插入日期打开“插入”菜单,选择“日期和时间”命令,打开“日期和时间”对话框,使用默认的格式,在“语言”下拉列表框中选择“中文”,单击“确定”按钮,在文档中就出现了Windows系统的中文日期。7、插入数字一般的数字当然不需要插入,但使用插入可以插入一些比较特殊的数字:打开“插入”菜单,单击“数字”命令,打开“数字”对话框,从“数字类型”列表中选择“甲,已,丙...”项,然后在“数字”输入框中输入“10”,单击“确定”按钮。8、查找和替换打开“编辑”菜单,单击“替换”命令,就出现这样一个“替换”对话框,在“查找内容”文本框中输入要替换的内容。如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉,那就直接单击“全部替换”按钮,完成后Word会告诉替换的结果。如果不是想替换什么,而只是想查找的话,可以使用“查找”项。单击“查找”选项卡,在“查找内容”输入框中输入要查找的内容,单击“查找下一处”按钮,就可以找到文档中下一处使用这个字的位置了。在Word中对应着三个功能都有其各自的快捷键:查找是Ctrl+F;替换是Ctrl+H;定位是Ctrl+G。9、段落间距把光标定位在要设置的段落中,打开“格式”菜单,选择“段落”命令,打开“段落”对话框,在“间距”选择区中,单击“段后”设置框中向上的箭头,把间距设置为“6磅”,单击“确定”按钮,这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了,这里的段和段之间并不是用回车来分开的。10、对齐方式在Word里我们通常用的段落的对齐方式有四种,分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐;我们单击这个“居中”按钮,这是居中的效果;单击“右对齐”按钮,这是右对齐的效果,再单击这个“分散对齐”按钮,文字就这样来排列了。11、段落行距行距就是行和行之间的距离,选中全文,打开“格式”菜单,单击“段落”命令,单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头,选择“”,单击“确定”按钮,就可以改变整个文档的全部行距了。12、段落的缩进段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式,标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置:首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格,首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置;标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的,但是拖动不同的标记会有不同的效果;拖动左缩进标记,可以看到首行缩进标记也在跟着移动,也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置,而左缩进标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话,直接拖这个左缩进标记就行了,而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置,拖动这个标记,段落右边的位置发生了变化。需要比较精确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记,这样就可以平滑地拖动了。自动识别输入:当输入1,顿号,然后输入项目,回车,下一行就出现了一个“2、”,如果认为输入的是编号,就会调用编号功能,设置起编号来很方便。不想要这个编号,按一下