秘书会务工作专题课件.ppt

第七章秘书的会务工作第一节会议工作概述一、秘书会务工作秘书的会务工作即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作和会议事务工作,包括会前的筹备、会中服务以及会后落实等会议全程的辅助性工作。二、会议的构成要素1、会议名称:一个完整的会议名称一般由四部分组成:会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、会议的主题或内容以及会议的类型。2、会议时间:包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间。3、会议地点4、会议参加者:包括主持人、会务组织人员、出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员。5、会议议题和议程6、会议的形式:如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。7、会议的文书8、会议的结果会前筹备工作流程图确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会中服务工作流程图做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会议善后工作流程图撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道一、拟写会议的筹备方案会议筹备方案的内容①确定会议名称。②确定议题。③确定与会人员。④确定时间地点。⑤确定会议通知内容。⑥会议通知跟进落实程序与要求。⑦会场布置要求。⑧会议文件资料种类、内容、要求。⑨会议设备和用品种类、要求。⑩会议后勤安排。会议记录安排。会场服务安排。会议预算安排。第七章秘书的会务工作(一)会议筹备工作一、拟写会议的筹备方案可信公司技术训练专题研讨会筹备方案一、会议主题:为了增强本公司综合竞争力,提高产品质量和管理水平,特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛,并提出提高训练质量的对策,探讨新的技术训练方法。二、会议的时间、地点:拟定于3月5日上午9:00至下午4:00,在公司1号会议厅召开。3月5日上午8:30报到。会议筹备方案示例如下:三、参加会议人员:公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监,以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。四、会议议程:会议由主管副总经理主持。上午:(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午:(1)分组讨论。(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。五、会议议题:(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。六、会场设备和用品的准备:准备会议所需的投影仪、白板和音像设备,由公司前台秘书负责。七、会议材料准备:由总经理办公室牵头准备。(1)总经理的工作报告。(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。八、会议服务工作:由行政部综合协调。附:(1)会议通知。(2)会议日程表。:是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来会议日程:是指会议在一定时间内的具体安排第七章秘书的会务工作(一)会议筹备工作二、会议时间的安排