写字楼办公大厦外来人员接待管理.pptx

1写字楼办公大厦外来人员接待管理服务第一,管理从严的原则“服务第一”是物业管理的宗旨,因此管理中要继续秉承“以人为本”的管理理念,从业主的需求出发,强化服务机能,丰富服务内涵,提供优质、周到、及时的服务。“管理从严”是服务的保障和基础,包括对物业的维护管理、员工的管理以及对业主不适当行为的管理和劝阻,建立严格、周全的管理制度,实施依法管理、从严管理、科学管理以确保物业管理服务收到应有的成效。2?出入管理原则(两大原则)3专业管理与业主自治管理相结合的原则在日常管理中,要充分发挥两个积极性,即物业管理公司的积极性和业主(租户)的积极性。物业管理公司应当尊重并按照广大业主的要求,通过管理处对物业实施专业化的管理,同时努力争取业主(租户)的支持配合,使其能正确使用和维护物业,并自觉遵守业主公约,共同创建文明的办公环境。3?出入管理原则(两大原则)4?出入管理实施办法4(一)实施全程物业管理,从开发商、业主及专业物业管理公司的角度对物业提出合理化建议,构筑一个优秀的物业管理硬件环境。(二)配备专业管理人员,实施专业化管理。(三)在公司现有管理资源的基础上,充分借鉴行业先进管理经验,积极培养高素质的管理人才,为(大厦)组建一支高素质的物业管理队伍。(四)导入ISO9000质量管理理念,紧密结合物业具体实际,制定一套切合实际的规章制度,确定一系列高标准的物业管理行为规范,以制度促管理,寓管理于服务。(五)严格遵守《昆明市物业管理条例》等有关物业管理法规,制定切实可行的管理方案;与业主签订各项协议,依法约束双方行为。(六)以顾客满意为战略,建立富有亲和力的管理和服务模式。(七)采取智能化手段构筑社区信息互动平台,提高管理水平和管理效率。55?外来人员接待办法(一)各部门接待外来人员,应持有效证件到公司门卫值班室登记后接待;(二)各类来访客户、业务人员及其他个人或公司需确认同意后方可进入大厦;(三)地方政府、行政事业单位等所有参观人员,经公司经理同意后相关部门协同接待;(四)其他因业务关系的来访人员根据需要由对口部门接待;(五)员工亲友、私事来访时,除特殊紧急事故外,员工不得在上班地点会客;(六)外来人员来公司后,由门卫值班员电话通知所要联系部门或个人,同意后速到门卫值班室登记接待,不同意接待时请讲明原因,已便于门卫值班人员转告;(七)外来人员进入公司,必须规范佩带由保卫佩发的出入证,服从接待人员的管理,严格遵守公司的规章制度,不可随意进入与其工作无关的办公室或楼层等,更不得动用公共设备及物资。各部门全体员工要加强责任心与防范措施,发现外来人员擅自进入其他办公室或楼层,要立即制止,并向部门领导及秩序维护部汇报进行处理(八)凡被公司开除的员工,未经公司领导同意严禁进入公司,相关部门不得私自接待。6?外来人员分类分为预约和临时两类(一)预约来访人员:计划内来访,指公司相关部门或其他公司事先已明确来访人员的相关信息(单位、姓名及人数等)、来访时间及来访事由的情况。(二)临时来访人员:计划外来访,指即公司接待部门或其他公司事先不清楚来访人员的相关信息、来访时间及来访事由的情况。7?人员出入管理(一)、相关业务部门、人员进入大厦必须佩带工作证,临时来访人员必须佩带临时出入证(由物业公司提供)。(二)、外来人员实行来访登记制度。来访人员必须经被访人同意后,大堂接待员方可按来访登记程序操作放行。来访人必须提供被访人姓名、是否有预约,大堂接待员在征得被访人同意后,请来访人出示有效证件(身份证、驾驶证、军官证或政府主管职能部门等工作证)进行登记。来访人凭访客登记回执并佩带临时出入卡进入大厦,以便保安员识别检查,出门时归还临时出入卡和有被访人签字的回执。临时卡进出只限使用一次,如来访人经被访人同意暂时离开当日内还需返回的,可将回执及临时卡暂放在大堂接待处,以便下一次使用,大堂接待员在回执上记录返回时间即可。(三)、其他分公司或分部员工凭工作证经被访人同意后,由大堂接待员在值班本上登记即可放行。(佩戴公司工作牌亦可放行)8?人员出入管理 (四)、访问高管层以上领导的,在大堂接待处办理出入手续后,由大堂接待员联系办公室,询问领导同意后按序引领至电梯上楼。(五)、办公室负责提供大厦楼层公司电话及公司员工通讯录(部门、所在楼层、办公电话)以及各部室紧急联系人手机,保存在大堂前台,资料必须保密,并及时保持更新。(六)、各用人单位离退人员在办理完离职手续当天,办公室及各用人单位行政主管应将离退员工相关资料报备大厦物业公司及大堂前台(电子版照片及员工卡复印件,员工卡和身份证复印件报大堂接处备案)。(七)、非工作时间对出入大厦的人员统一实行严格的询问登记制度。9?物品出入管理(一)、大件物品进出实行检查放行制度。大件物品进入必须先得到收货人允许,并主动接受大堂接待员检查;货车出