采购培训：采购作业流程.ppt

采购作业流程
★重点掌握
●采购流程的环节及步骤
●采购流程图
●采购定单的制定过程
●采购流程的优化方法
★一般掌握
●采购流程的注意点
●进货管理
●进货评价
一、采购的基本流程
采购流程是采购活动的全部操作过程,是采购人员从事采购活动的执行标准和业务规范,采购人员必须遵照执行。有些企业会制定明确而单独的采购流程说明书,有些企业则将有关流程, 分散于各项采购作业规范当中。一般来讲,企业规模越大, 采购金额越高, 对流程设计越要重视而详细。
第一节采购流程概述
采购的几个基本环节
(1)确认需求
(2)需求说明
(3)选择供应商
(4)价格和采购条件的确定
(5)发出订单
(6)订单追踪与催货
(7)验收
(8)核对发票
(9)不符与退货处理
(10)结案
(11)记录与档案维护
请购单
请购单
申请部门统一编号
请购日期需用日期
品名/规格/料号
单位
数量
备注
(用途、厂牌及参考单价等)
预算额
遇有问题时通知到
特殊发送说明
申请人
说明:一式两份,原件送采购部门,申请者保留文件副本。
采购作业流程的七大注意点
采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配
先后顺序及时效控制
关键点设置
权利、责任或者任务的划分
避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱
采购流程应反映集体决策的思想
配合作业方式的改善
第二节采购订单
采购订单的定义
采购订单有时也被称为采购合同,一股在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词,因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息:数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址、位于订单的正面
采购订单
采购订单的内容到底有哪些呢?
采购订单的使用
对于尚未使用电脑系统的公司,一份订单通常有7-9份副本。而在计算机化的条件下,将一份采购订单的副本送到每个部门的电子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后将其送回买方,这表明供应商已收到订单并同意订单的内容。用法律术语讲,发送订单的采购部门构成了合同提供者,而确认订单的供应商构成合同接受者,提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。
综合采购订单
如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品,采购部门就可以发出综合采购订单。这是一种开放式订单,有效期为一年,包括了重复采购的一种或一组商品。如图5-2-2所示。综合订单方便了客户,使其不必一有需求就发出采购订单。在买方同供应商订立了综合订单之后,采购一种商品只需发送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了采购合同的条件。综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件。
采购订单操作规范
(一)订单准备
(二)选择供应商
(三)签订订单
(四) 订单跟踪