利用档案数字化技术创建高校档案新模式.pdf

万方数据
利用档案数字化技术创建高校档案新模式一、档案数字化建设的涵义二、高校档案管理现状高校档案数字化建设是口谢文娟【关键词】电子档案档案管理高校档案数字化可以将死板的档案数据变成可以充分利用的动态资源,可以将原本难以查询到的档案资源进行社会共享。档案的数字化很大程度上是因为其本身就是一个信息体,因此对其进行信息化的过程会相对简单。数据档案是对历史信息和当今信息的纪录,是参考评定的依据,数字化信息具有两个层次的意义,狭隘的意义局限于数字化的管理模式,而广义的意义融合了档案了档案数据的利用模式,如今推广的档案数字化技术是一种广义上的信息技术更新。通过档案数字化技术的的处理,一方面可以实现信息的自动更新和录入、调取等,另一方面还能够将部分信息实现网络共享。掘建幸毫案·年第高校档案管理工作随着高校近年来的学生扩招,工作量日益加大,而高校学生的档案关系到学生未来的工作和择业,高校教师的档案关系到教师的职称评定等,意义重大。高校档案管理工作的现状具体表现在以下几方面:工作量大。一方面学生数量多,教师数量多,档案信息量大,管理工作量也随之提高。学生就业、教师职称评定等信息存在不同时期的变化,而具体的变化又不尽相同,所以信息的更新工作难度高。高校档案的电子数字化程度有待提升。当今世界,电子信息技术十分发达,处理信息的功能高效且十分优良,但在目前高校档案管理中还没有完全发挥出其信息处理的优势。如今,高校档案的存储主要还是以纸质档案为主,电子信息管理手段还仅仅被运用为检索、备份等一些辅助的功能,对档案的数字化还处在推广阶段,档案管理人员对电子信息管理程序及软件的选择等工作尚未完全掌握。档案管理的操作标准程度不高。由于各个高校的规章制度的不同以及其规范的差异,导致了各高校的档案管理工作步调不一致,在某些方面还存在着互相抵触的情况,这也成为了档案管理工作高效化的障碍。档案传递频繁。目前学生的择校问题现象严重,学生就业环境也发生变化,大部分学生都跨省择业工作,因此学生档案信息的传递工作日益突出,这无疑增加了档案管理工作的难度,提高了工作量。【摘要】随着国际的数字化进程的不断提高,电子档案的使用率越来越高,且广泛应用在常办公与管理当中。本文主要根据高校档案管理的工作特点来分析电子档案在应用中的主要特征,并以此来强调电子档案建设的重要性及以数字化手段提升档案管理工作效率的重要性。
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作者单位:涮匕省秦皇岛市交通运输局高校档案管模式创新的方向四、促进创建高校档案数字化管理工作的具体办法年第凇せ郝醋N档案信息时代发展的要求一方面传统的纸质档案可靠度不高,档案拥有者可以根据自身的需要进行相应的更改,因此利用价值大打折扣,同时纸质档案也不利于保存和管理,时间长可能出现相应的信息遗漏和文件缺失。另一方面,传统纸质档案需要管理人员进行人工手动编码和排序,一些年代久远的信息档案由于编号程序的改变,难以调阅和查找,这些数据档案的利用和管理要求都使得信息化档案管理成为必然。高校档案信息数字化是数字化校园的必然结果数字化校园的建设工作已经在本世纪之初就具备了足够的发展规模,也间接的促进了高校档案信息数字化的发展进程,学生对信息数据的依赖性越来越高,他们需要对基本的档案信息有所掌握,并随时利用,而通过数字化档案信息管理制度的建立正是实现这一需求的基本途径。高校档案信息数字化技术已基本