媒体接待流程.doc

媒体接待流程:邀请、确认邀请的媒体;重要的媒体(参加Interview的媒体)需确认2遍,并适时对媒体进行必要的Brief和良好的沟通,为此后的报道做好准备。同时向财务部门申请相应的媒体的车马费用会前要提前2-3天勘察现场,具体包括:ü确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放ü确认VIP休息室的具体位置(亲自体验会议厅之间的往来时间)ü确认媒体接待处的(正确的)具体位置,包括具体的细节问题:台花、银盘、台布等ü与做会展的Vendor做好会前沟通:了解其具体的布展时间、形式、联系人等。注意:如果媒体只是参会的一部分人员的话,请事先划分出媒体区域;并设较为明显的指示牌指示路径。组织有关人员准备MediaKits,同时准备媒体签到时所需用品:签到笔、签到簿、人员名片会议当天应提前1-2小时到达现场,再次确认接待处所需物品并最后完善MediaKits,做好准备工作。注意:此时还应该接待好提前到场的客户VIP,安排好休息室,看管好VIP的衣物及手提物品签到时(特别是媒体到达的高峰时段),不要慌乱,要做到有序、清晰;特别是有财务部门的人员跟随的时候,一定要保持冷静,不要慌乱。平面媒体和电视媒体应分开由指定人员接待签到后的媒体记者应发给相应的资料带,提醒座位要尽量靠前座。如果时间允许的话,要进行必要的寒暄注意:此时有些媒体会提出约稿的要求,要随时记下,会后及时发给相应的媒体。会议开始后,除一名媒介人员留守外,其他人员应进入会场做On-siteSupport:处理即时的问题,媒体提问时传递话筒,随时保持与客户之间的联系Interview流程Event中含有的Interview:Event中的专访要事先和参访的媒体确认,并进行必要的沟通和事先提供相应的会前资料。有采访提纲的媒体要尽量提前与客户沟通签到时要及时提醒参加专访的媒体记者,会后及时组织记者到专访地点。注意:此时要拿好参访媒体记者的车马费用,专访时所需的Q&A资料事前要进行仔细的“采点”工作,具体如下:ü专访的VIPRoom离会场有多远ü最简捷的路线怎么走ü房间的装饰与座位的摆放ü提供的饮品要注意要避免声响(小瓶矿泉水为佳,以具体情况定)人员安排要合理,客户方面的VIP和参加专访的媒体记者都需要专人带领要有简单的开场白(客户在时由其决定)。开始后要注意力集中,避免负面的问题产生;同时安排做好专访纪要,拍摄照片;会后应在最短时间内整理后发给专访的媒体注意收集媒体报道,尤其是参加专访媒体的大篇幅报道第一时间以最清晰的方式传给客户Event结束后30-45天完成项目报告,内含Interview的报告(现场情况、简报分析、精彩图片等)Retainer中规定的Interview:根据客户的要求每月组织针对不同部门、不同媒体的Interview。首先客户方面确认被专访VIP的姓名、职务及时间地点媒介部拟出参加专访媒体记者的名单,由客户确认后进行邀请邀请及确认参访媒体人员(姓名、职务及具体联系方式)。同时对此次专访的内容、人物、背景及目标做深入沟通。了解媒体的需求,把提前拿到的媒体采访提纲提供给客户,使客户方面做好充足的准备当天应提前20-30分钟到达专访场地,做必要的会前准备工作;签到时应在明显处接应参访媒体;媒体到齐后,通知VIP到场简单的开场白(简要说明此次专访的内容、目的和人物,客户在时由其决定);专访开始(同时做好现场后勤工作)。同时安排人员做好专访纪要、拍摄图片结束后,感谢被访的客户、参访的媒体记者;并送双方人员离开。及时整理专访纪要、挑选图片等资料提供给参访媒体。并及时进行事后的沟通,从多角度开发报道的内容。关注媒体,及时收集剪报;第一时间提供给客户最新报道专访结束第二天,向客户方面提供“专访On-siteReport”