费用支出管理办法.doc

费用支出管理办法第一章总则 1第二章费用审批管理 1第三章费用报销管理 2第四章办公用品支出管理 4第五章印刷品支出管理 4第六章差旅费支出管理 5第七章会议费支出管理 7第八章宣传费支出管理 7第九章招待费支出管理 8第十章租赁费支出管理 8第十一章修理费支出管理第十二章汽油费支出管理 9第十三章附则 9财务部第一章总则第一条为规范鸿黛控股股份有限公司(以下简称公司)财务行为,加强财务管理和经济核算,落实公司全面预算管理制度,严格控制各项费用支出,保证公司利润最大化,特制定本管理办法。第二条本办法适用于包括总公司与各分公司在内的全公司费用支出,包括资本性费用支出。除费用之外的业务支出以及投资结算等不适用本办法,在其他相关办法中另行规定。第二章费用审批管理第三条所有费用支出应严格控制在规定的预算额度内,严格按照规定的审批制度办理。预算外的费用开支事项和超预算情况下应严格按照预算变更、预算追加的审批程序办理。第四条预算内集中控制项目,包括招待费、差旅费、培训费、会议费、宣传品、资本化费用等,以及价值总额在10,000元以上的支出项目,需要事前起草内部请示报告,最后经总裁或总经理审批后,方能进行项目开展和费用支出。对于资本化费用,包括购置固定资产、装修等,需实行招投标办法,由其他相关规程规定。第五条审批流程1、 经办人在发生前填写内部请示报告单向预算持有人提出申请,申请中要注明拟开支的金额。预算持有人指公司下达的部门预算的拥有者,其对部门预算的控制应向总裁或总经理负责,预算持有人通常是部门负责人,也可以是管理层成员。如预算持有人非本部门负责人,则需本部门负责人同意;与电脑设备及程序软件有关的费用申请须总公司信息技术部负责人或其授权人的认可。2、 经预算持有人同意后,交财务部审核相关费用是否是预算外的费用、是否超预算等。3、 之后由财务部根据市批权限交相关领导审批。4、 付款经办人根据内部请示报告,填写相关单据,经审批后财务部作出支付安排。有权调整限额和更换签字人。如果本单位签字人临时变动,应事先报上级单位同意并备案后方可行使审批职权。分支机构实行总经理和副总经理的费用互签。第七条经首次有效批准后的但仍须在以后期间按固定金额按期支付的日常费用(如已经管理层批准的合同项下的租金、物业费和水电费等支付)由预算持有人及财务部主管批准后即可支付。但超预算则要另行审批。在此项下,财务部有权要求相关负责部门提供其认为审核该项费用所须的相关资料。对此,负责部门有向财务部提供这些资料的义务。第八条预算持方人可以将其部门预算进一步分派给其直接下属,但其就部门预算对总裁或总经理的责任不转移。预算持有人在其有效权限内通过书面授权备忘录通知财务部并抄送总裁或总经理来授权其他职员代其审批费用。授权将持续生效直至该授权到期或授权人提前撤消授权。经有效被授权人审批的费用支出视同已经授权人本人审批并由该授权人对相关费用负审批责任。授权的提前撤消必须以书面形式通知财务部并抄送总裁或总经理第三章费用报销管理第九条各部门经办人员到财务部门办理报销时,依财务工作的要求,分别填写不同的报销凭证。1、 借款,使用“借款单”(三联式)。2、 报销差旅费,使用“外埠出差费报销单”(单联式)。3、 报销其他费用,使用“费用报销单”(单联式)。4、 转账付款费用,使用“转账付款申请书”(单联式)。相关单证格式见附件。第十条所有报销的原始单据必须符合国家有关规定并粘贴整齐、书写清楚、内容真实、合法完备,并在发票后签字。假发票、私人白条以及发票无财务章、数字内容涂改、大小写金额不符等,财务部门一律不予报销。凡不符合国家规定的支出,一律不予报销。若丢失票据,须取得开票(据)单位证明并提供替代票(据),否则不予报销。第十一条费用报销要严格遵守现金支付管理规定,不符合现金支付的,要采用转账支付。第十二条业务经办人员需要借款,应提前三天将借款凭证及审批制度规定的主管领导签批单交到财务部门申请用款,以便财务部门安排资金。支付当天经办人员到财务部门领取借款,经财务部门审核签字后支付。第十三条业务经办人员在业务办理完毕后7个工作日内到财务部门办理报销手续。如发生借款,在规定期间没有办理报销,财务部门下发催款通知单(格式见附件),超期不还从员工当月工资中扣回,借款不清者,财务部门以后不再给予办理借款。第十四条财务部门对费用支出实行监控制。对于各项费用支出,财务部门将视情况抽查函证对方收款单位以确认实际支出与原始凭证的一致性。如有差异,费用支出部门负责人和经办人员要作出合理解释。第十五条报账流程1、 报销人员按规定粘贴原始凭证、填写报销单据,交部门负责人及预算持有人签字后,交财务部;2、 财务部收到报销单据后,审核票据是否合法合规、是否超预算等,如属须事前审批或办理入库手续的,还须提供内部请求报告和入库单