秘书培训课程---秘书秘书事务课件.ppt

秘书事务——秘书培训课程目录一、秘书概述二、秘书的业务一、秘书概述(一)秘书的角色一般而言,秘书的角色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。一般公司或机构,因为传统背景的关系,秘书的职务并不是那么确定,秘书除了本身主管外,和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要,形成纵横交错而复杂的人际关系,因此其工作范围是秘书,又是一般的职员,工作领域无法正确的予以划分。因此,渐渐地,现代的工商秘书,已演变成名副其实的“业务秘书”或“公关秘书”了。一、秘书概述(二)秘书工作的性质1、秘书的工作,主要为协助主管执行工作细节。想想大公司的董事长或机关的主管,如果每天早上自己要打开信件,打字回信、存档处理、接听电话等工作,那么,他们将没有时间来从事高层次的商业活动与计划。所以,必须要有位助理来处理这些办公室事务。这位助理,即是秘书。2、秘书工作最主要为辅佐功能,此即是其一主要的意义。秘书工作的另一重要意义为管理。对很多秘书来说,秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯。因为秘书常帮助主管处理与主管样关的业务,所以对于主管的工作有一全盘的了解。秘书可以学到如何去指导、督导、规划及处理问题,并且熟悉公司的政策。因此,秘书工作亦是管理人才的训练摇篮,其理由有二:*秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业。*秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。二、秘书的业务秘书在一天的工作间中,有三分之二是做下列业务:打字、接受口授、传真、接听电话、处理信件、与主管商谈、档案管理、准备当天的业务及下班前的业务处理、拟稿及制作信件就上述秘书的功能与业务可分为四类:(一)资讯管理业务(二)事务业务(三)公关业务(四)综合业务二、秘书的业务(一)资讯管理业务资讯管理业务,即是利用电脑来处理及管理一般业务。秘书的资讯管理业务是由其执行任务的功能引伸而业。前节提到秘书执行的任务有发传真、拟稿、存款、安排机票、安排看牙医等,这些业务部需要资讯管理来处理。这在微观方面,资讯管理所处理之业务。在钜观方面,资讯管理可处理之业务有文书及情报方面。文书:包括文件及书信之制作等。以往皆用打字机或手写,但由于资讯业务之发达,各种文书之制作皆已电脑化,以增加功能与效率。在文书方面,资讯管理所能处理之业务有整理书信、写信、中英文打字、速记、档案管理、约会安排等。尤其在书信写作方面,由于有电脑软件之运用,可节省构思之时间及文件制作的精力。现代的文书业务尤需要资讯管理的配合以提高效率。文书与资讯是息息相关了。情报:情报业务是资讯管理所处理的主要业务之一。情报业务包括资料情报的搜集、提供、整理、管理、活用与交换。资料情报的输出和输入都要经过秘书这个孔道,当主管将情报交给秘书传达下去时,首先秘书就要根据情报的质和量,按其重要性、机密性、紧急性来安排传送的优先顺序。这时,秘书对于资讯情报之处理、筛选、分类与传遁就可利用资管理业务,以增进处理情报业务的效率。二、秘书的业务(二)事务业务 秘书的事务业务,源自其处理例行事务和功能。秘书的事务业务,为秘书在办公室所处理的例行业务,包括接听电话、拆寄信件、发传真、档案管理、更新办公室用具、收集资料、准备定期报告、安排主管之行程、约会及会议等。虽然有些项目是多种业务的综合,但在此则偏重事务性的。以上的业务可归类如下:通讯方面:接听电话、拆寄信函、发电传等。办公室方面:档案管理、更换用具等。会议方面:收集资料、准备定期报告等。安排方面:安排行程、约会、会议等。二、秘书的业务(三)公关业务 秘书的公共关系是需要创意的功能来作其基础的。创作的工作,即要有“先见”。在处理人与人间的关系时,要能有洞察的能力,要能见微知著,要能以对方的立场来看,必能广获人缘,使业务畅通。秘书的职务,接触面很广,为了要使业务能顺利进行,必须扮演着润滑剂的功能,在公司机构的里里外外,必须兼顾到各个层面的人物,能考虑到各种状况,能预见各类该办之事,妥善处理人际关系,圆满达成任务。一般而言,公共关系的业务包括接待,与相关业务人员的沟通联络,消息的发布,宣传品的出版、杂志、年报的出刊、摄影、幻灯片、影片的制作、展览、市场情报的搜集,贸易商展等等。一般业务的推动,皆以人为主。人由于人际关系而形成自己的围体,围体与围体的互动关系,就形成了公共关系。秘书的业务需要顾及公司机构的上上下下、里里外外的业务,所以必须有良好的公共关系,才能使全盘业务进行顺利。二、秘书的业务(四)综合业务 综合业务来自协调的功能。直辖市即是要与各单位沟通以达圆满处理业务。由于时代的进步与科技的发达,业务牵涉范围愈来愈广,并非单项业务所能包含。这时,就要靠秘书来作综合业务协调。可见秘书的综合业务尤其重要,因它含括资讯管理业务、事务业务与公关业务等。其秘书要办妥任何单项业务,必须综合协凋其他相关业务。这样,才能融会