公司参观接待流程和指引模板.docx

、八前言[适用范围]:公司各部门[规范目的]:为规范公司对外接待的管理程序,提高接待管理水平,做好公司对外来宾接待,展示公司礼仪好客的形象,特制定本规定。XX参观接待流程和指引(流程图参见附件一)1、接待来访前期确认工作、来访时间及宾客信息确认预约到客人后,尽快确认宾客来访时间(年/月/日/时)。需要尽快确认宾客的随行人数。需要确认接待的地点。需要确认宾客信息,确认接待级别。(姓名、单位、职位、头衔等)需要了解客户公司经营性质。、接待活动主题以及来访情况确认确认宾客的来访目的以及合作诚意。客户预期谈判的内容。明确此次来访带来的深远影响。根据上述确认此行活动的主题。、来访安排制作客户接待安排表、一式三份,于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。接待安排(接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排)。会议安排客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理,以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加,必须提前2天通知总经办,以便确认。、:汇报演讲PPT汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。产品参数表、样品等,应事先与相关人员联系以确保无误。重要客户来访,必须制定详细的《接待方案》,呈总经理、副总经理及市场部经理。、成立接待小组(详情参见附件二)根据每次接待情况的不同,组建接待小组。接待接口人:统一受理来访需求,并协调确定接待负责人,接待结束后负责接待信息归档、传递。接待助理:制定接待计划、进行接待准备工作,协助填写客人来访记录,可参与实施接待。接待负责人:对此次接待效果负责;需积极配合文件投入处的协调安排,承担接待工作。各环节具体负责人(例如:宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部;讲解人员——技术支持部;等等。)2、接待来访前期准备工作、吃、住、行安排(详情参见附件三)根据实际情况安排接送(飞机、船舶、火车)。、制定参观路线根据来访前确认的相关信息,制定参观路线。根据我方希望展示的方向,制定参观路线。根据来宾要求制定相关参观路线。绘制参观路线图/参观路线流程。、公司整体布置(详情参见附表二)外部:欢迎横幅指示水牌(大堂、电梯出口、楼梯间等)花篮/植物绿化KT版签名墙红地毯(以上信息可以根据每次具体来访而定)内部:红地毯(按照参观区域布置红毯)植物/花盆装饰果盘/茶水/咖啡特殊:展厅一一产品展示、调试、演示、讲解。会议室一一公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。会客室一一果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟(烟缸)、打火机等。(以上信息可以根据每次具体情况而定)、采购接待所需物品(详情参见附表二)根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程:接待小组提出一定诉求;行政部门制作预算报价呈批;③行政部获批后进行采购;④根据要求进行布置/装饰。消耗用品(果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等)循环用品(套装茶具、咖啡机、装饰摆件等)特殊用品(机器设备等)、员工面貌整理(详情参见附件四)统一要求全体员工职业装接待。、人员安排(详情参见附表二)调配人员(整体调控各项事物的顺利进行,例:总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。)各环节负责人礼仪人员其他人员3、接待来访当日具体工作、车辆待命根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表(具体方案由行政部主要策划)。车辆等级:①一级——高级接待*高级商务车(丰田三花、奔驰商务等)。*高级轿车(奔驰、宝马等)。②二级——中级接待*中级商务车(别克商务、日产商务等)。*中级轿车(雷克萨斯、大众等)。③三级——普通接待*普通商务车(东风商务车、江淮商务车等)。*普通轿车/打车。机动车辆:安排一到二辆随即车辆,应对突发状况。、设备调试产品设备调试:第一阶段:定下来访计划后,根据计划所需展示的产品,进行调动与调配。第二阶段:来访前一天,最终设备调试。第三阶段:来访当天,进行最终设备确认。、工作人员到位接待前一日开会,最终确认审核各项事物的安排情况。接待当日,所有参与接待人员提前到岗。最终确认每项环节的安排,防止出现纰漏。、领导会晤陪同人员参与会晤(接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等) 。会晤期间,所有接待人员待命。、结束送行根据身份确定规格而定。(一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等)送行至门口或车旁挥手致意,方可离开。4、接待来访后期总结工作、电话回访、后期跟进接待小组/具体项目组执行:接待活动结束后一个星期内,给予对方电话回访,查看此次接待的反响,以及客人的意见。对于会议上提出的相关问题进行跟进并执行。、总结会议接待活动结束后,所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。总结并记录此次接待活动的利弊。成员们提出,对于日后接待活