公司参观接待流程纲要及指引.docx

公司参观接待流程纲要及指引.docx前 言
[ 适用范围 ] ：公司各部门
[ 规范目的 ] ：为规范公司对外接待的管理程序， 提高接待管理水平， 做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。
XX参观接待流程和指引 ( 流程图参见附件一 )
1、接待来访前期确认工作
、来访时间及宾客信息确认
预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年 / 月/ 日/ 时）。
需要尽快确认宾客的随行人数。
需要确认接待的地点。
需要确认宾客信息，确认接待级别。 （姓名、单位、职位、头衔等）
需要了解客户公司经营性质。
、接待活动主题以及来访情况确认
确认宾客的来访目的以及合作诚意。
客户预期谈判的内容。
明确此次来访带来的深远影响。
根据上述确认此行活动的主题。
、来访安排
制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。
接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。
会议安排
客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、 总经理或副总经理， 以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前 2 天通知总经办，以便确认。
、资料稿件准备确认
根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲 PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。
办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。
产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。
重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部经理。
、成立接待小组（详情参见附件二）
根据每次接待情况的不同，组建接待小组。
接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。
接待助理：制定接待计划、 进行接待准备工作， 协助填写客人来访记录，可参与实施接待。
接待负责人：对此次接待效果负责； 需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。
各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部；讲解人员——技术支持部；等等。）
2、接待来访前期准备工作
、吃、住、行安排（详情参见附件三）
根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车） 。
、制定参观路线
根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。
根据我方希望展示的方向，制定参观路线。
根据来宾要求制定相关参观路线。
绘制参观路线图 / 参观路线流程。
、公司整体布置（详情参见附表二）
外部：
①欢迎横幅
②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）
③花篮 / 植物绿化
④ KT版签名墙
⑤红地毯
（以上信息可以根据每次具体来访而定）
内部：
①红地毯（按照参观区域布置红毯）
②植物 / 花盆装饰
③果盘 / 茶水 / 咖啡
特殊：
①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。③会客室——果盘、茶水 / 咖啡 / 饮料、香烟（烟缸）、打火机等。（以上信息可以根据每次具体情况而定）
、采购接待所需物品（详情参见附表二）
根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：
①接待小组提出一定诉求；
②行政部门制作预算报价呈批；
③行政部获批后进行采购；
④根据要求进行布置 / 装饰。
消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）
循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）
特殊用品（机器设备等）
、员工面貌整理（详情参见附件四）
统一要求全体员工职业装接待。
、人员安排（详情参见附表二）
调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。）
各环节负责人
礼仪人员
其他人员
3、接待来访当日具体工作
、车辆待命
根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划） 。