商超进店操作指南.doc

商超进店操作指南
一、进店前期准备作业：
1、了解商超的商业系统：
通过 “商超总公司电脑系统作业流程图”及“商超分店电脑系统作业流程图”，了解商超相关部门之工作范围与职责：
例1：总公司采购部：厂商资料、商品采购资料及促销资料之建档或更正、总公司订单之发出（含初次订货）。
例2：分店订货部：分店续订货订单之更正。
例3：分店商管部：收货之确认、商品之检验、收货差异通知单之签发、及退货。
例4：总公司财务部：厂商发票之收受、付款之审核、进货发票差异通知单（含数量或单价）之签发、货款之支付。
例5：商超给厂商的第一张订单一律由总公司采购部发出，其后续订货之订单可分别由总公司或分店来订货。一般而言，商超总公司之采购主管会尽量将续订之工作交由分店订货部来执行，毕竟续订货并不涉及交易条件（例如：价格，促销，付款条件，包装及运送条件等）之协商。然而在下列情况，商超总公司采购主管会决定将续订货之工作交由他们自己来执行。
（1）商品之供货情况呈现紧张状态。
（2）商品有特别重大之促销活动。
（3）商超总公司采购部协理对厂商有特殊之采购承诺。
厂商如果了解以上的商超商业系统，就会很容易地知道在状况发生时，应
向哪一个单位联系，并尽速解决问题。
2、了解商超的采购作业系统：
通过“商超采购作业流程图”了解商超的采购管理和流程，商超的采购工
作通常全交由商超总公司采购部的采购主管负责，分店订货部负责部分商品之续订货工作，这些由分店订货部负责续订货的商品，总公司采购主管决定并输入电脑，由分店的电脑依设定之交易条件及运算公式来度算建议续订货量，主要涉及如下：品名、厂商所需准备交货天数、厂商最低订货金额、续订货日期、商超销售单位、平均日销量、电脑建议续订货数量、订货日期、交货日期等。
第一次交易手续通常比较繁琐，必需经过公司简介，参观工厂或拜访厂商，
签订协议，报价，交易条件协商，厂商及商品资历料建档等工作，这些手续快则数天，慢则上月，全赖双方之需求与配合。有些情况，双方甚至必须谈及包装或规格之变更，因此时间可能拉长，此种情况，双方尚需至必须考虑到季节因素，否则，商品进货时，已近季节尾声。
厂商应提供给商超的文件或资料：（例）
下列文件或资料在不同之交易阶段均为必备者，请勿遗漏，以免影响厂商之交易机会或权益：
序号
文件或资料名称
给予时机
目的
发出单位
收受单位
1
厂商简介及商品目录（包含公司背景，经营理念，公司组织，主力商品，主要客户名单等资料。
第一次或第二次商谈前
介绍厂商本身
厂商销售部
商超总公司采购部
2
商超与可能合作厂商之协议
正式报价之前
确保日后交易无商业***
厂商销售部
商超总公司业务部
3
商超厂商报价单
正式报价时
正式报价中
厂商销售部
商超总公司业务部
4
商超商品一般性购销协议书
第一笔交易前
买卖一般性协议
厂商销售部
商超总公司业务部
5
商超厂商交易条件协议书
第一笔交易前
确定交易条件
厂商销售部
商超总公司采购部
6
建议银行支票存款存折复印本（盖公章）
第一笔交易前
汇款用
厂商销售部
商超总公司业务部
7
商超订单复印本
每次交货时
交货中
运送单位司机
商超总公司业务部
8
增值税发票
每次交货后
收款用
厂商财务部或销售部
商超总公司财务部
9
商超订单复印本（贴有商超收货标签者）
每次交货后与增值税发票一并寄出
收款用
厂商财务部或销售部
商超总公司财务部
10
厂商交易条件变动通知书
交易条件变动时
厂商通知交易条件变动
厂商销售部
商超总公司财务部
商超应提供给厂商的文件或资料：（例）
序号
文件或资料名称
给予时机
目的
发出单位
收受单位
1
商超与可能合作厂商之协议
厂商手册
确保日后交易无商业***
商超总公司采购
厂商销售部
2
商超厂商报价单
厂商手册
正式报价用
商超总公司采购部
厂商销售部
3
商品一般性购销协议书
厂商手册
买卖一般性协议
商超总公司采购部
厂商销售部
4
商超厂商交易条件协议书
厂商手册
确定交易条件
商超总公司采购部或分店订货部
厂商销售部
5
商超订单
订货时
订货用
商超总公司采购部或分店订货部
厂商销售部
6
厂商交货差异通知单
厂商交货24小时之内
通知交货数量或品项之差异
商超总公司财务部
厂商销售部
7
商超进货发票差异通知单
货物短装或价格差异时
通知厂商货物有短装或发票价格差异
商超总公司财务部
厂商