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第四章 采购项目需求及具体要求
采购需求说明
一、会议名称及相关说明
1、会议名称：2021年中国化学会第21届全国金属有机化学学术研讨会
2、会议时间：2021年10月28日至11月1日
3、会议地点：安徽工程大学师生活动中心（主会场，可容纳1200人）、新图会议室（分会场，可容纳500人）
4、会议说明：2021年中国化学会第21届全国金属有机化学学术研讨会，参会代表包括单位领导、特邀专家、知名学者、高校师生和企业代表，总人数预计约1200-1500人。详细会议信息请参考。
5、布展时间：2021年10月24-27日；撤展时间：2021年11月2-3日
6、会议收支预估250万元。
二、服务内容
本次会务服务项目，主要包括但不限于：
1、会议收入与支出预算。需涵盖餐饮、接待、交通、课酬、税费等内容，各类型会议代表按照1200人计，具体服务内容合同中约定。
2、会务安排。主要包括新冠肺炎疫情防控预案，接待、住宿、餐饮、交通、保洁、安保、礼仪及各类会议材料设计与制作、展板制作等，具体服务内容合同中约定。
3、会场安排。包括会场搭建（含灯光、音响、电子屏、分会场预案）、会议签到、展位布置、墙报展示（按600份计）、开闭幕式、会议茶歇、摄影摄像、线上直播等，具体服务内容合同中约定。
三、其他
1、服务数量及服务变更：±20%（因服务内容变更导致中标价格变化范围，此时中标人所报会务报价的各类单价应保持不变，各类单价需体现在分项报价表中）。
2、采购人有权根据会议承办、组织、实施的实际情况，在协议中对会务服务项目的具体内容予以增加或减少，但不得对单价或其他的条款和条件作任何改变。
3、中标人与采购人结合会议筹备期间的实际收支情况，按照会场、会务的具体需求正式约定会务服务的主要内容，根据中标单价核定会务服务费用，在此基础上签订会务服务协议。
4、中标人与采购人根据会议实质性启动、会议召开、会后中标人提交项目总结报告等时间节点，在会务服务协议中同时明确会务服务费用的付款方式和付款时间。