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国际化企业通用管理文案 (213)传真机使用管理办法.doc

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文档列表 文档介绍

制度名
传真机使用管理办法
电子文件编码
GLWA213
页码
1-1
××公司传真机使用管理办法
第一条传真机的使用申请、登记、维修、罚则等作业悉依本办法的规定办理。
第二条传真机设置于各营业处管理组内,由总务助理人员负责其收发、登记、统计、报告等作业。
第三条传真机的使用,仅限定业务上的连接,非业务(私用)一律禁止文件的收发(传真)事宜,倘有非业务使用者,初犯记小过,累犯记大过处分。
第四条凡各营业处业务员、科长、业务经理(含以上主管人员)因公须使用传真机时,应填写“文件传出申请单”并附有关传真文件及说明理由,经业务经理批示后,送总务助理员办理。
第五条总务助理员凭“文件传出申请单”之核定后,才得办得对外传送作业,作业完毕应登记于“文件传真传出登记簿”内,原稿发还原申请人。
第六条文件对外传送后,在“文件传真传出登记簿”内须记明发文编号、申请人姓名、传真日期、日期、时间、事由、收文人姓名、收文(电传)号码等,于每月底影印一份后,翌月一日(下班前)送总管理处核阅,逾期未报时,主办人员应记警告处分。
第七条凡外来公务文件(含内部)传入时,由总务助理员登记于“文件传真传入登记簿”内并记明来文编号、来文者姓名、传真日期、时间、事由、经办(收文)人姓名等,于每月底影印一份后翌月一日(下班前)呈总管理处核阅,逾期未报时,主办人员应记警告处分。
第八条总务助理员因公外出或下班时,由其他总务人员暂代行其职务,并确实作好开关机(例假日、休假日一律关机)作业。
第九条总务助理员应随时注意纸张及机器之维护,倘需申请纸张或维修时,应通知采购办理。
第十条本办法经呈准后公布实施,修正时亦同。
签发人
责任人签名

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