工程档案管理实施细则.doc

工程档案管理实施细则一、总则 1 、目的和依据 为了规范贵州送变电工程公司工程档案管理,提高案卷质量,本细则规定了工程档案案卷的立卷、案卷和卷内文件的排列、案卷的编目、案卷的装订等归档整理的要求和方法。 根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设项目档案竣工文件编制与档案整理规范》、《贵州电网公司科技档案立卷归档整理细则》及电力工业系统有关科学技术档案管理的规定, 结合公司工程档案管理的特点,为切实加强公司对输变电工程项目的管理、监督和指导,保证竣工工程档案的完整、准确、系统、规范,特制定本细则。 2、定义 工程档案是指从建设项目( 工程) 立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产准备到竣工投产全过程形成的, 应当归档保存的文字材料、图纸、图表、声像、光磁盘等形式与载体的文件材料。 案卷:由互相联系的若干文件组成的一种档案保管单位。 卷内目录:案卷内登记文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。 卷内备考表:说明案卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。 档号:案卷的编号,以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。包括目录代号、分类号和案卷号。二、职责与分工公司档案室是工程档案的管理单位,负责工程档案的归档管理、提供利用工作,负责项目部档案管理工作的业务监督、指导工作,保证档案管理与工程建设同步,协调解决工程档案工作中存在的问题。项目部作为工程档案的编制单位, 由其兼职档案员负责统一管理本工程档案的收集、整理和移交工作。工程部、质量部、体系部、经营部、机具物资公司、调试单位负责各自工作范围内形成的档案资料的完整、准确、系统, 在规定时间内向档案室移交,业务上由档案室负责指导。质量管理部负责档案形成过程中真实性的检查, 工程项目竣工档案的验收、移交工作的组织和协调。三、内容与要求 1. 归档范围与保管期限 保管期限分为永久、长期、短期三种。永久( 50 年以上), 长期( 16 年~ 50年) ,短期( 15 年以下)。 凡是记述和反映本单位有关电力业务活动并有长远利用价值的工程档案定为永久保管。 凡是在一定时期内对本单位有利用价值的工程档案分别定为长期或短期。 归档范围和保管期限 81 调度自动化、通信工程指独立建设的电力系统调度自动化及通信工程 810 工程建设文件 8100 凭证、协议、合同工程项目建议及批复、规划部门审批意见、申请报告、征用土地批准书、工程项目来往文件及主要的电传件建设单位建设单位永久征地协议、施工、设计、监理招投标文件、设备招投标文件、施工、设计、监理、运行、设备设备制造等签订的合同、协议建设单位物资公司建设单位永久 8101 可行性研究、原始调查材料建设规划、可行性研究报告、路径走向方案选择及审批材料设计单位建设单位永久 8102 设计任务书、初步设计工程设计( 计划) 设计任务书、初步设计、初设概算审批文件设计单位建设单位永久 8103 施工图设计施工图预算、施工图设计说明设计单位建设单位长期施工图会审(检)纪要、记录监理单位建设单位长期设计变更、工程更改、材料设备代用通知单、施工组织设计设计单位施工单位建设单位长期 8104 土建施工文件材料工程土建施工中形成的技术文件及记录施工单位运行维护单位长期 8105 电气安装施工文件材料电气设备安装、施工中形成的技术文件及记录施工单位运行维护单位长期 8106 竣工、验收文件工程竣工报告及验收记录、竣工验收签证书、竣工移交资料目录施工单位建设单位永久启动试运行方案、设备命名、交接、验收检查记录、永久性缺陷记录、工程决算建设单位建设单位永久 8107 工程管理及竣工文件工程各参建单位的工程总结建设单位建设单位长期工程评优材料、工程审计报告、工程物资、费用等管理文件、工程回访材料、工程达标投产及工程建设评估文件、工程质监报告建设单位建设单位长期监理大纲、监理规划、监理实施细则、工程验评报告、监理月报、监理报告、质量事故报告及处理意见、不合格项目通知书、开复工审批表、工程竣工决算审核意见、合同变更材料监理单位建设单位长期 8109 统计报表工程施工网络及定期滚动修改计划施工单位建设单位长期工程基建年度投资计划完成情况建设单位建设单位长期 811 电气竣工图竣工图设计单位立卷归档 8110 电气设备布置图电气设备平面布置图、系统结线图设计单位运行维护单位永久 8111 电气设备安装图电气设备安装、零部件加工图设计单位运行维护单位永久 8112 配线屏、配线架配线屏、配线架电气原理图、展开图、安装图设计单位运行维护单位永久 8113 电源、照明安装(交流) 不停电电