《建立业务关系》.ppt

第一章： 建立业务关系
How to establish business relation ?
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Main contents



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CHANNELS AND WAYS
在找到潜在的交易对象的公司名称和联系方法后，可以通过两种基本途径与其建立关系：
1. 派出代表到目标市场去和交易对象进行面对面的联系；-- 成本高，较盲目
2. 通过函电或发送资料建立联系 -- 随着现代通信科技的发展，已成为最快捷、最节省的方式
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Business Letters
建立业务关系的信函一般应包括以下内容：
1. 信息来源：即如何取得对方的资料
2. 致函目的
3. 公司概述
A. 经营范围：主要介绍经营那些产品或提供那些服务；
B. 经营方式：如一般贸易、转口贸易、来料来件加工装配、进料加工、代理、独家代理等
C. 经营实力：如经营历史、资金资本状况、市场竞争力、其他优势等
4. 产品介绍
当明确对方需求时，宜选择某类特定产品进行具体的推荐；
当不明确对方需求时，宜对企业产品整体情况做笼统介绍 （可能的情况下，附上商品目录、报价单或另寄样品供对方参考）
5. 激励性结尾
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Golden Rules for writing letters and memos
A heading
Plan ahead
Short sentences
One paragraph one idea, numbering each para.
Short words easy understood
Think about your reader. Your reader…
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Your letter must be…
--Clear
--Complete
--Concise
--Courteous
--Correct
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Notes
1. 有些人喜欢在信中回顾前信所述，这是一个很坏的****惯。尤其是回答信件，更不要复述来信所述，因为对方怎么会不知道他所写的信，或以前的双方通信内容。如果他真的忘记了，他自然会去翻阅。
2. 尽量减少和免除信中不必要的词句。如：absolutely necessary（绝对需要），需要就是需要，necessary就足够了，何需absolutely（绝对）。又如，missent in error, 寄错了就寄错了，加上in error是多余的。
3. 用动词来代替片语。如果你需要写reached a decision，不如直接写decided 。 又如用present代替make a presentation。
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Notes
段落简单，每段一个要点，要点写在段落的第一句。
如果你在信中所提及的各项事情是可以用表列出的话，最好就用表列出，否则也无妨逐点逐点一、二、三、四……， 来列出表达。
最后一点，下笔时如讲话般，首先不要拘泥于文笔，用词，就把写信当做跟对方讲话一样，只不过不是用嘴巴来讲，而是用笔来讲，这样自然会流畅得多。当然写之前你自己必须清楚你准备要表达的内容要点，就好象你要见对方之前也须有所准备要说什么一样。写完之后还要重复看看有没有前述的问题。记着，一封写得好的信，才可以有可能达到你写这封信的目的，否则只是徒费你的心机和对方的精力；更重要的是你的心机，因为对方看你写得不好，便没心情看而把信扔掉
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Notes
减少和免除不必要的字句，例如：It is believed that the sum of $ 100,000 should be spent in the interest of this program.（为了这项计划相信要花10万元。）句中底下划了线的都属多余，如果我们这样写：We should spend $100,000 on the program，这就更直接，省掉了足足十个字。
另一个原则，如果有两个用词或词组，其一为你所熟悉的，另一为你所不熟悉的，有时间当然可以翻阅词典弄清含义，也许本来不太熟悉的词更贴切合用，但时间有限的话，要用你所熟悉的词或词组。同样道理，有两个用词，一长一短，用短的不用长的。
用短句，不用长句。一项研究指出，一般英文句子皆只在20字之内，超过20字则会令读者增加理解困难。
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Source
learned from the … that you ar