会务接待工作手册.docx

会务接待工作手册
目    录
第一章  接待工作 .
三、交通四、会谈
五、参观
六、住宿
七、餐饮
第二章  会务工作
 一、准备 
二、材料
三、食宿
四、交通
五、场地
六、其他
七、会务工作中一些注意事项 

第一章  接待工作
接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一,也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性,但有时也会有突发和易变的特点,这就要求接待部门的工作既热情周到,耐心细致,又有条不紊,井然有序。 
同时,在接待工作中,应严格遵守上级单位和公司的有关规定。 一、接待工作基本要素 
接待工作主要应注意5W要素:What(什么事)、When(什么时间)、Who(什么人)、How(怎样做)和Where(什么地方)。 
1、What(事由) 
首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础,因为随后一切工作都必须依此而进行,通常包括以下几种:商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。 
2、When(时间) 
这是指客人来访的日期和时间,包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。 
3、Who(人员) 
人员是指来宾的基本组成情况,包括人数、姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族等,尤其应了解来访客人中最高领导的情况。 
同时,根据来访事由和人员情况,确定我方出面接待人员,一般应把握“对口接待、身份对等”的原则,其中关键是确定我方出面接待的最高领导。 

 
3 
4、How(方式) 
方式则是指接待所采用的形式,这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布臵。 
5、Where(地点) 
地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如:举行大会或典礼,当级别较高的客人来访时,可在正式会场旁备一小型休息室,供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数,达到既能融洽交流又相对宽松的效果。另外,就近原则也是要考虑的因素,使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路,可以节约时间和精力。 二、准备 
接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分,是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充;确定接待规格;制定接待计划等方面。 (一)确认来访信息 
来宾信息的收集,是做好接待准备工作的基础。在接到接待任务后,首先应确认来访人员的信息,包括以下几个方面: 
1、来访客人情况:包括来访人数;主要成员姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族(在食宿等方面有无特殊要求和风俗****惯)、随行联系人及联系方式等。 
2、来访计划:包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交
4 
通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。 
此外,还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息,便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息,如人名、电话号码、日期、航班班次等,请对方确认,以保准确。 (二)补充相关信息 
由来宾方面提供的信息非常有限,不足以支持接待工作圆满完成。因此,接待人员要根据已知情况扩展信息。 
1、来访单位的情况:包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况