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如何做好离职面谈管理?
如何做好留才管理,的确是人力资源管理工作者的一大挑战。一旦留不住员工,离职情况发生应该如何处理呢?
一般来说离职的主要原因有三个:包括外部因素(社会价值观、经济、法律、交通以及求才市场竞争者因素);组织内部因素(薪资福利不佳、不满上司领导风格、缺乏升迁发展机会、工作负荷过重压力大、不受重视无法发挥才能等);个人因素(家庭因素、人格特质、职业属性以及个人成就动机因素)。
有了上述的情形,就会让员工有离职的想法,产生离职的事实。
当员工一旦确定要离开组织,除了标准化的离职作业程序,包括填写离职单、离职面谈、核准离职申请、业务交接、办公用品移交、监督交接、人员退保、离职生效、资料存档到整合离职原因的一系列程序之外,离职面谈是相当重要的一环。
主管应如何做好离职面谈?提供以下方法作为参考:
一、面谈前的准备工作:
面谈地点应选择轻松、明亮的空间,面谈时间以20分钟至40分钟之间较为恰当。另外,离职者的个人基本资料、离职申请书、以往考核纪录表也应妥善准备,以正确掌握离职真正原因,这也可让离职者感受到面谈者对于当事人的重视程度而非衍了事。
二、面谈当中的咨询技巧:
可以先帮被面谈者倒杯茶水,先行营造轻松的气氛,以善意的动作卸去彼此对立的立场,建立彼此互信的关系,才能够让被面谈者真正说出心中的想法。同时在面谈的过程当中,应随时察言观色,设法将自己的立场与被面谈者站在同一阵线,专注倾听其所抱怨的人或事,面谈者的角色应该是多听少说,适当的提出问题即可。当被面谈者产生防卫的情形,应该要及时的关心他的感受,不要唐突地介入问题,更不可做任何的承诺,最重要的是要将面谈重点记录下来,便于之后的分析整理工作。
三、面谈后的作业:
面谈结束之后,应将面谈纪录汇整,针对内容分析整理出离职真正原因,并且提出改善建议以防范类似原因再度发生。
员工离职对组织会造成很多影响,一旦离职的事实发生双方也都应以开阔的胸襟坦然面对,共同找出问题症结。即使公司与员工双方无法再继续共事下去,也不应有产生伤害对方的情形发生。由于离职者的心态多半是对公司产生不满,一旦离开后可能会有诋毁公司的情形发生,对于企业形象会有很大的影响,因此做好离职管理可以预防很多不利于公司的行为发生。
 
(摘自:《粤港信息日报》)