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第一单元撰写商业信函注意事项和信函格式一注意事项世界上大部分生意都是通过信函往来而做成的,因此能写就得体的商务信件—即那些能最完美地代表个人或企业的信函—是至关重要的。下面我们讨论一下要撰写出一封漂亮的整洁的商务信函我们必须做到的几个方面: 1优质的信笺信纸商务信函必须用最佳质量的纸张来书写。纸张颜色以白色为佳,纸质与印证券用的纸张相同,不用装订成册,也不要印有线条,信头的内容以黑色、灰色或蓝色油墨呈平面或凹凸印刷在信纸上。一般使用的信纸尺寸大约为 21× 30厘米,与 A4 复印纸的大小差不多。信封在质地和份量上应和信纸相仿;无论是平面印刷还是凹凸印刷,信封上的内容应与信头中的内容一样。标准信封的尺寸大约为 22× 11厘米。 2整洁的打印信件无论是你亲自打字还是请别人来打,一定要做到打出的信件整齐又清洁,没有丝毫的污迹、手指印或橡皮擦痕;否则你的形象就难以想象了。千万不要让一封脏兮兮、皱巴巴、破破烂烂的,或满是渍痕、不堪入目的信件签了你的大名后寄给你的客人。此外,勤换打字机或打印机上的色带,以保证信件里的每个字母都清晰无比。破旧的色带千万不能使用, 否则打印出的字母有的深有的浅,非常难看。应始终保持打字机上的铅字清洁光亮,否则打印出来的字母模糊不清,信件上还会带有墨迹或污渍。 3匀称的布局无论你的商业信函长短如何,其在信纸上的布局必须匀衬,视觉上呈现一种平衡感—不能让全部的内容挤在信纸的上半部或一边。在打字前要先估计一下信函的长度及文字在信纸上的位置。还应估计一下页边的空白,四边的空白页边构成整封信的框架。使用文字处理器时似乎这方面的问题就简单了,你可以先起草信函的内容,而后作润饰,在打印前还可以调整一下整封信的布局。页边宽一些,使信函看起来方便,更受人欢迎。所以如果你的信很长,你就得打算用两页信纸,而不要把所有的内容挤在一页信纸上。但也不要将最后几行字单独地写到另一页信纸上去,这时最好将所有的内容写在一页纸上。大部分的商业信函都是间隔一行,段落之间空两行。但是,如果信函很短,则间隔两行就比较美观,段落之间可间隔两行或三行。根据个人的喜好,段落的开头可用缩行的形式,也可以不用。如果用缩行的形式,则每个段落缩进的距离都应相等,切不可某一段缩进一厘米而另一段却缩进两厘米或更多。那样的话,你的信会给人一种粗枝大叶、凌乱无序的感觉。 4简短的段落商业信函的应该内容明了,布局悦目。字句冗长,词语拖沓的信是不会受人欢迎的。所以必须尽量使语句和段落短小精悍。每一段讲述一层意思,而意思的表述要尽可能地简明扼要。 5正确的语法、拼写、标点符号决不应该让有拼写、打印或句子结构错误的信函寄出去。如果你只关注信函的语气和内容,只在意信函能否完成你所赋予它的使命,那么,那些错误对你来说可能显得无关紧要。其实你错了。语法不通,拼写错误,标点符号遗漏或误用都会影响读信人对你的看法,结果你的信函徒然无效。信函发出去以前均须仔细审阅,改正每个错误,否则读信的人既不会信任你也不会尊敬你。这将是你为你信函里的错误所付的代价。准确使用标点符号非常重要,因为这有助于表达或强调你的意思,使你的信件更易读、更受人欢迎。二商业信函的七个主要部分结构完整的商业信函有以下七个主要部分: 1信头即撰写信函的企业的名称地址 2日期即信函撰写或签署的年月日 3封内地址收信人的姓名地址 4称呼对收信人的称呼 5信函正文信函的内容或信息 6结束语信函中表示礼节的结束用语 7签名此部分可包括写信人的职务 1信头此部分能显示企业特色,通常印在公司信笺上,可由下列部分组成: 1)公司全称从企业的名称你可能知道那是家什么类型的企业。 2)司标通常是企业的一个很醒目的徽记或商标。 3)地址信头里的地址应该有发出信函的办公地点,此外,还可以包括公司总部的地址或公司注册地址,如果企业有分部或其他办事机构,这些部门的地址也可列出。地址部分还包括电话、传真、电传号码,电子邮件的地址,有些公司的信笺上还有电报挂号。 4)主要经管人员名称。 5)产品图象这通常是企业所制造或销售的产品的微型图象,如一辆汽车、一台电脑或一辆摩托车。人们一看到这样的图象就可以知道这家公司是经营什么业务的。 6)企业类型有些公司的信头里印有 Importer & Exporter (进口商与出口商), Distributor (经销商) , 或 Building Contractor (营造商)等字样, 这样您就可以了解这是一家什么样的企业。有时候你可以从公司信笺下面印着的商品、产品或服务项目的名称上了解这家公司的专营范围。 7)注册编号这类编号一般是以较小的字体印在信头里的,有时候还包括计划某家公司注册地的国家或城市名称。 8)参照编号如果引用( Your Ref. )你方参照编号, 那是为了让对方在阅读信件时知道这一信件是讨