接待流程办公接待.docx

办公室接待手册
办公室内部使用
2010年 11 月编制
一会议流程 2
（一）、会前 2
（二）、会中 4
（三）、会后 5
（四）、宴请 6
（五）、一般来访客人接待 8
二小型简单接待流程 10
三大、中型会先到达，做好迎宾服务
引领宾客到达宴会厅房间或临时休息室
帮助来宾脱挂外套、帽子并挂到衣架上（较寒冷时节）
宴会开始前未入就餐座时应有身份相应人员陪同、照料客人，服
务人员及时递送饮料
安排主宾、副宾、主陪、副陪入座（如有年长者或高级别领导在
场按照具体情况）
可观察餐巾叠放样式确定主陪坐位
引领宾客相继入座就位，为宾客斟酒
开始上第一个热菜时宴会开始
主陪致祝酒词，副陪致祝酒词（一般各带三个酒，按酒杯大小及
具体情况定一杯酒的饮用次数）
服务人员随时注意席间宾客是否有需要提供服务的事项（如餐具
更换、茶水、斟酒、烟灰缸、打火机等，可即时协调酒店服务员）
上菜有公箸、公筷、公勺的菜品，可用公用餐具为客人取菜（禁
止用个人使用的餐具取菜）
宴会上到果盘时，服务人员可以点主食并结账
通知随同司机，调整车辆随时准备到酒店门口接送
宴会在主陪与主宾用完水果起立时，宣告结束
3、宴会后送行
先安排车辆送宾客，为宾客送行或送达住宿酒店
安排车辆送主方领导
接待结束
附：会议准备事项表
（五）、一般来访客人接待 1、一般程序
客人来访时，起立、面带微笑，礼貌问候。
委婉并礼貌的询问客人所在单位、姓名、职务，来访的目的。
为客人指明所到部门具体路径或引领客人到会议室稍候。
会议室内为客人倒上茶水
通知相关部门客人来访及客人大体信息。
送客。
2、要求见领导的客人
客人来访时，起立、面带微笑，礼貌问候。
委婉并礼貌的询问客人所在单位、姓名、职务，来访的目的。
有预约的客人，应该热情地请他们到会客室就座，并给他们倒上
一杯茶，稍作休息，而后马上告诉领导，再按领导的指示接待、安排
来访目的，相关部门可以解决的，可以为客人指明到相关部门的 路径
推销员类来访，可请他们到相关部门或留下资料及联系方式回头 请领导过目，以后联系。
对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝
其他不速之客。这种情况，要先请对方报上姓名、单位、来访目 的等基本资料后，再去请示领导，由领导决定是不是会见。
3、特别注意的情况
涉及推销产品、事务纠纷、投诉之类的来访者应坚决挡驾，并告 知对方可以去相关的职能部门解决。
对于涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者，应婉言 回绝对方面见领导人的要求，可答应约见，须预先登记，包括什么时
候、谈什么问题、所需时间，最终由领导决定是否面见。
对那些执意不肯吐露真情，不说明身份，不说明来访目的一心认 准了要见领导的造访者，接待人员应明确并委婉的告诉对方，如无法 告知具体情况无法为其安排。应予挡驾而不可引见给领导。
来访人员为公司股东、律师、法院、媒体等涉及公司经济运行及 公司形象的外部人员时，尽量避免回答他们提出的关于公司这两个方 面的问题。立即联系相关部门进行接待，由他们负责解释、回答。
公司内部员工有问题要上访公司高层领导的，将他们所反映的问 题详细记录，及时报领导审阅，根据领导安排约定时间反映、汇报。
电话咨询公司有关经营及组织机构情况的，应当询问对方单位、 职务、姓名、所为目的等信息。婉言提出借口，转接相关部门回答。
二小型简单接待流程
一、会前联络
1、确定来客单位、来客身份、来客人数
2、客人到达时间、接待领导、接待地点（会议室）
二、会议准备
1、通知门卫来客信息
2、准备好会议室（茶水、烟、室温等）
3、准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿，公司 介绍资料（包括企业画册、企业文化手册、企业报等）等会议 相关物品
4、告知接待的人员来客信息（来客身份、到达时间、接待地点等） 5、请示领导是否需准备赠送的礼品及参观车间，是否安排就餐。
三、会中
1、引导参会人员到会场或休息室，并代领导将外套、帽子等挂到 衣架上（较寒冷时节）
2、休息室、会议室服务（香烟/茶水等）
3、做好会议记录、录音，通知宣传部门做好摄影、摄像等工作
4、会中茶水服务（特殊情况如坐席间距小倒水困难、会议无关人 员避免参与的情况下每一或二桌备一瓶热水，与会人员自助茶 水）
5、隔10至15分钟倒一次水，水到七至八分满
6、会中待命，随时应对突发情况
1四、会后|
1、安排车辆为客人送行
2、接待结束
三大、中型会议接待
一、会前
1、会前联络
与参会方联络人员充分沟通（电话/网络/见面）
确定参会方的参会人员及参会人数
确定参会方到达时间，会议开始时间，大约结束时