档案管理制度及流程.docx

内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司
档案管理制度
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性、系统性,有效的保护和利用档案,更好的发挥档案的凭证与价值作用,根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的要求,结合公司实际,制定本制度。
第二条本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。
第三条档案是公司的宝贵财富,任何部门和个人不得将归档的文件材料据为己有。
第四条各类档案要按照集中统一的原则进行管理,各部门要按要求对档案进行系统地整理及归档。
第五条本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
第二章档案的范围
第五条凡是反映公司工作活动,具有考查利用价值的文件材料均属归档范围,包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。
(一) 上级单位的资料
。
,以及需要贯彻执行的文件。
、讲话、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。
(二)公司的资料
。包括但不限于正式文件的签发稿、印发稿,会谈纪要,合同文本等。
、章程、制度等材料。
、物资等交换的凭证、清册。
、年鉴,反映公司重要活动时间的简报、影音资料,荣誉证书,有纪念意义或凭证价值的实物等资料。
、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。
、鉴定(考核)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。
、账簿、凭证等财务资料。
(三)下级单位的资料
。
、实物资料等。
第三章各部门职责
第六条行政事务部门职责:
(一)负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。
(二)建立健全公司档案管理制度,指导执行情况。
(三)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。
(四)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通。
第七条其他各部门职责:
(一)各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案,并负责在工作变动时,做好或协助移交工作。
(二)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
(三)财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
第八条各部门负责人:
(一)批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
(二)负责对档案管理监督检查和审批。
第四章工作程序
第九条档案资料的收集:
(一)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。
(二)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理。
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电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便检索利用。
文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。
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(1)借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内,不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准。
(2)档案外借一般只借复印件,需借原件者须经负责人批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,
应立即报告直接上级。
(3)借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续。
(4)借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。
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(1)对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写销毁申请,编制销毁目录,报部门负责人,经批准后方可销毁。
(2)执行销毁任务时,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和部门负责人的批准手续文件,一并存档永久保存。
第五章档案归档细则
第十条档案归档内容:
(一)公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文。
(二)公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议