信息和档案管理.ppt

银川市全球基金艾滋病项目信息和档案管理要求
银川市疾病预防控制中心
全球基金艾滋病项目办
苗志峰
2010年5月13日
主要内容
信息管理
工作通讯
工作简报
项目文件
档案管理
归档资料
归档形式
归档要求
一、信息管理
信息发布
基本要求
建立信息审核发布制度、明确分工和职责。
省、市和县级信息联络员和信息审核人。
联络员信息逐级上报备案。
——县级信息联络员名单报市级备案;4月1日前
——市级信息联络员名单报省级备案;4月1日前
——省级信息联络员名单报国家级备案。 4月1日前
县、区(市)级项目执行机构:
——每月结束后5日内,挑选项目工作通讯,经编辑、审核后,发至银川市项目办。邮件标题为×××县、区(市)项目通讯。邮箱地址:ycxad@
市级项目执行机构:
——活动结束后3个工作日内完成,经本级审核人审核后,根据需要发布于网站、报纸、广播等媒体,并反馈给本级相关单位和人员。
工作通讯要求
工作简报要求
市和县级项目执行机构:
——每季度制作一期电子版工作简报,用以全面反映本级项目工作进展,篇幅不限。
县级:
——每季度后的5个工作日内,编写上季度项目电子版工作简报,报市级项目执行机构,并同时反馈至本级有关部门和人员。
市级:
——每季度后的7个工作日内,编写上季度项目工作简报电子版,报自治区项目办,并同时反馈至本级有关部门和人员。有条件者,上传至市级相关机构网站。
项目文件要求
——根据自治区项目办制定的相关工作规范。
——各类技术方案、会议资料和培训课件,根据辖区情况,经编辑、审核后,供学****与交流。
——每年11月,各级项目执行机构,编写本级艾滋病防治进展报告(3-4页),提交本级艾滋病防治工作委员会/艾滋病防治领导小组,供相关成员参阅。
二、档案管理
归档资料分类
常规资料:管理制度、收文、发文、工作计划和总结、报表、财务管理资料、设备供应品管理资料、项目工作动态/简报/通讯、项目协议、会议记录等。
项目活动资料:会议、培训、专题活动、招标、参加上级或其它部门或单位组织的活动、督导评估。
业务资料:感染者/病人个人档案、各业务领域管理和技术操作流程相关资料、技术指导方案、培训教材和其它参考资料。
宣传材料
归档资料——常规资料
管理制度:组织管理、财务管理及经费使用、设备供应品管理、请示报告、定期例会、档案管理、信息管理和督导评估以及项目官员工作职责及分工等。
收文:上级单位或其它部门的文件和公函(包括重要的电子邮件函)。及时登记,转交相关人员传阅、批示、签字后归档。收文可以按照发文部门分类,每类按收到的时间排序。
发文:本级发出的各类文件和公函(包括重要的电子邮件函)等。按发文时间排序。