会展现场服务与管理方案.doc

展会现场服务与管理方案
一、展会现场服务与管理机构设置
展览办公室:全面负责博览会现场的相关事宜,包含展品运输和通关、展台搭建与施工、现场服务、协调个展区管理工作等。
客户服务中心:负责展台搭改建、展品装卸、现场广告、物件租借、水电、展会现场服务与管理方案
一、展会现场服务与管理机构设置
展览办公室:全面负责博览会现场的相关事宜,包含展品运输和通关、展台搭建与施工、现场服务、协调个展区管理工作等。
客户服务中心:负责展台搭改建、展品装卸、现场广告、物件租借、水电、商务服务、宽带上网、翻译和礼仪等
证件服务中心:负责运输人员、施工人员、参展商、专业观众以及机构工作人员的证件事宜
保卫办公室:负责拟定现场安全保卫方案,保护现场次序,展开防火、防盗等安全保卫工作,办理各种治安和突发事件。
招待办公室:招待领导和个团组观光大会事宜,负责展览时期嘉宾及代表团的食宿安排和接送等工作
宣传中心:负责展会宣传及新闻工作。
公众服务办公室:负责展会餐饮供应,负责办公物质的供应,以及现场邮政、银行、通讯设施等的落实。
二、观众现场服务与管理
阶段
工作内容
1、
联合本次博览会的实质状况,设计最合理有效的展览观众检查问卷,从而获取有价值的参照信息。
2、
针对预注册观众检查问卷进行统计解析,从而使我们获取正确的观众反应。
3、
对确立的检查问卷进行排版制作及印刷。
展
4、
览
观众胸卡及挂绳的设计,入场券、广告印刷、宣传册印刷。
前
5、
注册登记台所需表格和设施的准备,注册流程的表记。
6、
提前对现场服务人员进行分工和专业培训及有效的管理。
7、
为展览配置一致着装,规范服务人员礼仪。
现场观众注册登记及观众信息的采集、录入、办理
1、
设置足够的登记台和填表台,注册和登记处应有
明显标记,便于观众及时找到并办理现场注册手
续。
2、
观众登记信息的及时采集、汇总。
展览进出口的门禁管理
1、
在展览进出口配置手持无线数据采集器,
鉴别观
众信息。
展
览
中
展览指示表记管理
在展厅进出口处及展厅内部设置清楚的标记物,
帮助观
众认识展览布局,找准方向。
办理展览现场采集的观众的信息数据
检查问卷内容的录入和解析
经过与观众信息的联合,对调查问卷的内容进行统计,
及建议提取,可以认识观众的需要。对此次博览会的效
果做出改正确的判断,同时也利于下一届展览的正确立
位和有效宣传。
展
展览信息数据的统计解析报告
经过数据库存解析,为展览组织者供应观众的基本信息
览
后
需求信息、行为信息等信息报告。
展后信息管理与回访
向展览组织者供应完好的买家书息数据库
对专业观众回访,方式包含:信函邮寄、
e-mail、传真
等,内容包含展后满意度检查、下届观光建议等。可以
对观众登记的各种联系方式加以确认,
进一步提升所搜
集信息的质量。
一参展商现场的管理与服务
(一)参展商的等级报到:包含登记、报导及会刊等资料的领取。
(一)搭建服务。由我展会组织方供应本次展会的主场搭建商,主要负责展厅内的水电气等动力设施的预约及安装、标摊搭建、展展厅公共服务设施的搭建等。其余,主场搭
建商还要供应标摊改建、特装搭建、紧迫加装、撤展等多项服务