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浅谈ERP项目实施成功因素和风险管理
ERP —Enterprise Resource Planning 企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP 不仅仅是一个软件,更重要的是一个管理思想,它实现了企业内部资源和企业相关的外部资源的整合。
通过软件把企业的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来,实现资源优化和共享。从台湾当地的建筑企业实施的实例讨论了ERP成功实施的七个关键:密钥系统、生产流程系统、ERP基础实施的优先度、用户自定义设置、参与者角色、咨询者角色、实施表现分级。ERP是一种以市场和客户需求为导向,以实行企业内外资源优化配置,消除生产经营过程中一切无效的劳动和资源,实现信息流、物流、资金流、价值流和业务流的有机集成和提高企业竞争力为目的,以计划与控制为主线,以网络和信息技术为平台,集客户、市场、销售、计划、采购、生产、财务、质量、服务、信息集成和业务流程重组(BPR)等功能为一体,面向SCM的现代企业管理思想和方法。
从台湾企业的实例表明,成功应用ERP的基本要素主要有:必须增强企业自身主体意识;重视知识资源的开发与利用;充分调动人的积极性和创造性;深刻认识我国企业应用ERP的根本目的;正确认识ERP项目是一个企业管理系统工程;企业一定要尽快、科学的做出应用SCM、ERP和BPR的决策;企业应用ERP一定要立足于创新和BPR;引入企业管理咨询;认真做好ERP项目前期准备工作;加强企业需求分析;制定明确、量化的ERP应用目标;确保基础数据的准确性和时效性;加强ERP项目风险分析;建立ERP项目变革管理体系;实行ERP项目监理制和评价制;完善和提高服务商的能力与水平。大量的研究与实践充分表明,ERP在我国应用的成败并不取决于技术、资金、网络、应用软件和软件实施,而主要取决于企业自身主体意识。企业是应用ERP的主体。企业应用ERP首先要提高思想认识,转变思想观念,增强自身主体意识。只有增强了主体意识,才能提高主体能力,才能发挥主体作用,才能确保ERP项目的成功。
参考国外的一些文献资料,一个成功的ERP项目,往往要花费数年时间,数千万美元得以完成。再回头看国内,随着ERP怀疑论的抬头,价格战的兴起,ERP作为一种软件供应商的产品,却有走下神坛趋势。就连ERP界的首领SAP也推出了Business One产品,价格低于十万。不过,即便ERP软件能做到免费,或如IBM推崇的按需收费的境界,从整个企业实施的角度,考虑到人员、培训、维护、业务重组、二次开发、三次、n次开发,其费用应该也在数百万乃至千万人民币的规模。这对于国内企业而言,已是不小的数目了。
但是,还是有不少企业怀着美丽的梦想,踏上ERP实施的艰辛之旅。其中又有不少项目以失败告终。而对于那些最后的幸存者,是否就可以还戟入仓,饮酒高歌呢?
事实上,企业在成功实施ERP项目后,将面对较实施前更大的风险。在未来的五到十年中,是否有一个扎实的ERP风险管理机制将决定了企业是否能在最初的ERP投资中真正获益。
1998年Thomas 《将企业放入企业系统》的文章(Putting the entERPrise into the entERPrise system)。该文系统地提出了企业系统,或称ERP系统给企业运作带来积极及消极的引响。同时也直接提出了未来企业必须面对的一个风险:将整个企业放入企业系统中的风险。
按照美国项目管理协会对风险的定义,“风险”是指对项目有利或不利的不确定因素。
项目是“为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力”,项目的“独特性”决定了项目不可能是以与以前完全相同的方式、由与以前完全相同的人来完成的,同时,项目所要创造的产品或服务,以及项目可能涉及的范围、时间及成本都不可能在项目开始时完全确定,因此,在项目进行过程中也相应会出现大量的不确定性,即项目风险。本文以下所提到的“风险”是指对项目“不利”的不确定因素。
对项目不利的风险存在于任何项目中,并往往会给项目的推进和项目的成功带来负面影响。风险一旦发生,它的影响是多方面的,如导致项目产品/服务的功能无法满足客户的需要、项目费用超出预算、项目计划拖延或被迫取消等,其最终体现为客户满意度的降低。因此,识别风险、评估风险并采取措施应对风险即风险管理对项目管理具有十分重要的意义。
 
项目风险管理主要分为以下几个步骤:风险识别、定性/定量风险分析、风险应对计划编制及风险监控。
  
风险识别,是指识别并记录可能对项目造成不利影响的因素。由于项目处于不断发展变化的过程中,因