现代企业秘书实务（上）.ppt

现代企业秘书实务
秘书培训资料
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目录
工作职能与素质要求
接待工作
电信及办公设备
文书写作
时间管理和旅行
会议安排
信息管理
人际交往
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一、      秘书工作职能与素质要求
职业概述:
专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务,为领导决策及其实施服务的人员
适用范围:机关、团体、企事业、涉外机构组织中
等级:初、中、高级
职业环境:办公室
职业能力里倾向:具备较强的书面与口头语言表达能力,综合协调与合作能力,逻辑思维与分析能力等。
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一、秘书工作职能与素质要求
秘书特性:
辅助性——对上司工作起辅助作用,不能自作
决定。
服务性——为上司工作和上司本人服务。
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一、 秘书工作职能与素质要求
应处理好的几个关系:
工作的被动性与主动性的关系
工作的经常性与突击性的关系
工作的平凡性与重要性的关系
工作的原则性与灵活性的关系
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一、 秘书工作职责
接待工作——日常、专门、团组
收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件
文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件
时间管理——自己、上司
会议组织——会前、会中、会后
信息管理——存、管、取
旅行安排——吃、住、行
对外公关——联络(外事)、参与活动
商务活动——营销、市场、税务、法律-----
指派工作——上司安排
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一、秘书工作职能与素质要求
职业道德:
爱本职——爱岗敬业,归属服从,从点滴
作起
要谦虚——刻苦学习,虚心求教,钻研业务
多动脑——主动思考,机智敏锐,有商业
意识
守纪律——遵纪守法,格守信用,严保秘密
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一、秘书工作职能与素质要求
工作作风:
热情——真心诚意,笑脸迎送,谦和友善
扎实——做事不飘,跟进落实,检查确认
细致——准确不粗,认真不草,稳重不浮
敏捷——干练守时,讲究效率,商如战场
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一、秘书工作职能与素质要求
秘书的业务素质
秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体
知识是基础;
智力是知识的结晶;
能力是知识和智力的最终体现和归宿。
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一、秘书工作职能与素质要求
通才型的知识结构,其特点:
  1、专与博的兼容性。既包容多学科的面,满足综合服务的需要;又具备专业的精深度,满足当智力助手的深层次需要。
2、广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而不断地调整,时时处在调整的动态过程中。
3、强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化,使思路开阔、思维敏捷、思想深刻,满足高智能创造性劳动。
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