安排商务旅行.ppt

湖南商务职业技术学院
《秘书实务》精品课程
模块二秘书办事模块
项目五有效组织商务活动
任务四安排商务旅行
[知识目标]
1、了解旅行计划和旅程表的内容;
2、了解制定旅行计划的注意事项;
3、掌握为上司做商务旅行的准备;
4、掌握商务费用报销预结算
[能力目标]
能够安排商务旅行
[教学重点]
能够安排商务旅行
情景导入
天地公司经理张伟因公干需去纽约出差,请秘书高山安排相关事宜。
任务分析
商务旅行〔business travel)又称公干、出差等。是旅游行业中细分出来的一个概念。主要涉及到交通,迁移,住宿,体育赛事,文化或者饮食活动和饭店行业的宴会。工作期间的程序是很明确的和会议室、商务中心的安排联系在一起的,比如一些必备设施:纸张,投影仪,屏幕,互联网接口等。
相关知识
(一)为上司安排旅行
准备旅行计划和旅馆信息
制定约会计划
为商务洽谈收集资料
决定旅行用品
行李问题
安排差旅费
建立旅行——旅馆信息资料库
办理旅行保险
(二)与上司一起旅行
旅行安排
设备安排
行为举止
工作交代
(二)报销差旅费
报销差旅费应该符合国家和单位的报销规定,并履行相关报销手续,一般应具备提前进行费用预算审批、费用支出、获取发票、进行报销等环节。报销应及时规范、手续完备。报销差旅费的一般程序:
1、提交费用申请报告或费用申请表。
2、授权人审核同意,并签名批准。
3、报告或申请表提交财务部门,领取现金或支票。
4、商务活动中发生的费用,要向对方索取相应的发票。
5、商务活动结束后,将发票附在“出差报销单”后,签名报销。
6、如商务活动中计划费用不足,应提前向有关领导报告,取得许可后,超出部分方可报销。
任务实施
秘书高山应作以下安排:
1、准备旅行计划表如下:
张伟经理旅美日程表
广州…一纽约 2008年1月7日-9日
1月7日星期日
上午9:15 乘中国民航302次班机离广州,乘CA983次班机由北京至纽约。
下午19:45 抵纽约(林敏小姐接),住Francis旅馆。
下午20:30 与格兰特(Grant)先生在旅馆共进晚餐。