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第8章会议与典礼礼仪
第一节会议礼仪
一、大型会议的礼仪
(一)会议的性质和种类
。会议是党政机关、企事业单位和群众团体处理重大事务、商讨问题、做出决策、总结经验、交流信息、协调关系的重要工作形式。在社会交往中,也是一种有效的手段。三个以上的人聚在一起商讨、研究某项事情就可以称作会议。

会议的种类复杂多样:
(1)按范围分:有全国性会议、省(市)级会议、地(厅)级会议、县级会议和单位内部会议。不同系统、不同行业、不同专业都有各自的会议。
(2)按性质分:有党派会议、政务会议、群众组织会议、经济工作会议。
(3)按时间分:有长期固定的会议,有临时性会议。
(4)按规模分:有大型会议、中型会议和小型会议。
(5)按内容分:有综合性会议、专题性会议。
……

开会时要把许多人组织在一起,为了一个目的进行有条不紊的人际交往活动。会前的准备要考虑周到,安排具体,工作落实;进行中要精确指挥,协调一致,严格纪律,按部就班,服务工作要热情周到,耐心细致;会后要处理好善后,确保整个会议圆满成功,紧张有序,安全高效。
(二)准备工作
。建立各种小组,可以使他们在统一领导之下,各自独立地开展工作。一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设:①秘书组,负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。⑦总务组,负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。③保卫组,负责大会的安全保卫工作。根据会议规模的大小、性质的不同,还可以增设其他必要的小组。
。全体工作人员,应当明白本次会议的目的主要是为了解决什么问题,更要明确自己的工作任务及具体要求,以保证不出差错,不耽误工作。
。秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来,列出议程表,提交领导确定。根据确定的议题,安排日程,以保证会议有秩序地进行。
。确定与会人员很重要。该到会的,一定要通知到;不应当到会的,不要通知。确定与会人员,可以采取以下方法;①查找有关文件、档案等资料;②请人事部门提供;③征求各部门意见;④请示领导。大型会议时,还要对与会人员进行分组,便于分头讨论,组织活动。
。名单确定后,即可向与会人发出通知,便于他们做好准备工作。通知一般用书面形式。内容包括:会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么及携带什么、开会日程、期限、地点和报到的日期、地点、路线等。与会人接到通知后,应向大会报名,告知将参加会议,以便大会发证、排座、安排吃住等。
。会场布置和安排是会议的又一项重要工作。会议室应当根据会议的内容来安排,会场的布置应与会议内容相协调。主席台,设在代表席对面的地方。现在一般在主席台前设讲台,用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花用以点缀。主席台背后悬挂会标或旗帜,会议名称的标语悬挂在主席台上方。主席台席次:按职位高低排列。(图38)
。代表席的座次应统一安排,照顾全面。因为座位有前有后,有正有偏,在排座位时要根据不同情况,妥善安排,照顾到各个方面。
。证件是出席会议的证明,是与会者身份、资格、权利、待遇的证明。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷,以示区别。
代表证的一般格式如下: