总务采购流程.doc

旷世居家用品有限公司
总务采购标准作业流程
编制部门:行政部
行政采购标准作业流程
执行单位:行政部
行政采购流程图
行政采购物品
议比价
汇总提出签呈
依核决权限核准
签订购货合同
进行采购
办理采购验收入库
财务报销
流程完毕
采购金额
填写申购单
财务预算审核
议比价
依核决权限核准
办公用品申购标准作业流程
执行部门:行政部
办公用品申购流程图
申购物品
填写申购单
(列明规格、厂牌、使用标准等)
依据核决权限核准
查核是否可调配
进行内部调配
进行采购
办理采购验收入库
财务报销
流程完毕
申购者查核报定条件
格、厂牌、使用标准等
提交行政部复核
议比价、招标流程标准作业流程
执行部门:行政部
议比价、招标流程图
采购单位采购
采购金额
招投标
开标
议比价
提出申购单
依核决权限核准
议比价
提出签呈
依核决权限核准
签订购货合同
进行采购
办理采购验收入库
财务报销
流程完毕
制定目的
为确保总务采购标准之适时、适量,品质合乎要求及购价合理,且确保整体作业流程、方式,特订定本办法,使之规范本公司的总务采购流程
适用范围
本办法适用于所有文具、事务机器、工作服、运输设备、电工器材、金属器材、生产用工具、治具、机器、仪器设备及其零配件等所有总务采购项目的请购、采购、验收、结算等办理。
采购定义
采购:是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源, 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。
请购、采购相关流程

(一)采购流程
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(1)、机器、设备、工具等物品由使用部门填写“请购单”,
5千元以下物品可直接填写申购单,经过议比价后(附议比价结果单)
根据核决权限进行核准,方可进行采购。
5千元以上物品先需进行议比价,根据产品品名、质量、性能、价格选定商家后提出签呈,经过核决权限核准后,与商家签订购物合同、申购物品总价格达到10万以上者需经过财务部审核通过后,再进行采购。
(2)、“请购单”一式二联,第一联交采购,第二联留存。
(二)办公用品申购流程
(1)、文具类等低单价,高周转率之共用品, 公司管理人员应每月清点库存,再依当月所使用之用量开立请购单,并列明规格、厂牌、使用标准等,依核决权限核准后提交行政部门审核。
(2)、行政部接到申请单后需查看此物品是否有库存,如仍有库存或其他部门有余出的不得购买可进行调配,若无库存或无法调配的,方可进行采购。
(三)议比价、招标流程
(1)、为考虑成本,议比价时,需特别注意品牌、使用材料、交期、厂商及信用等,选择供应商时至少不得少于三家作参考。
(2)、采购金额在5000元以下经过议比价后可提出申购单,经核决权限核准后,方可进行采购,否则不予报销。
(3)、采购金额在5千~10万之间,经议比价后需提出签呈,并附相应之比价议价单据及对方报销单。依据核决权限核准后签订购货合同后,
方可进行采购。
(4)采购金额在10万以上需先行招标,发布招标公告或投标邀请书, 公开招标的在OA上或公司公告栏内发出公告,也可直接找寻三家以上的供应商或承接单位。邀请招标的应向至少三个以上符合条件的投标人发出邀请书,招标截至后在规定的时间、地点内,在有投标人出席的情况下,当众公开拆开投标资料(包括投标函件),宣布投标人(或单位)的名称、投标价格以及投标价格的修改的过程。开标需要在相关人员的监督下进行,当场确定预选中标人或中标单位。(招开标必须是由提出申请的使用单位、财务部、行政部各派员参加,不得缺席。
(5)、确定中标对象后申购单位提出签呈,依据核决权限核准后,签订购物合同,方可进行采购。
(四)、验收/入库
(1)供应商或采购员亲自采购的物品到厂后,使用验收单位应凭留存的采购申请单核对物品的品名、规格、数量是否相符,并依件点收,对货品的品质是否有瑕疵,配附件是否齐全等应特别注意,必要时请使用部门人员配合检查。
(2)确认数量、品质等无误后,便可领用或进库入账,验收人员应在请购单第一联签收。
(五)财务结帐:
采购员将供应商单据或自买发票附在已签收的申购单后,交财务报销,结账。

寧波曠世居家用品有限公司
KH/R11-012请购单

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