关于加强审核沟通的重要通知.doc

全体审核员:
在江苏公司全体审核员的共同努力下,2010年上半年江苏公司审核工作顺利开展并取得了较大进步。同时,在认证活动的实施中,也发现了一些因为审核组与受审核方、认证管理人员、各地办事处沟通不及时、不充分,导致一些不应有的审核风险、客户报怨甚至投诉。在认证业务实施中,上述相关方均发挥着重要的沟通、协调作用,对审核工作的顺利实施起着保驾护航的作用。因此,审核组与上述相关方的沟通显得尤为重要。在遵守认证认可规范、审核程序及审核准则的前提下,为充分发挥各相关方的协调作用,降低认证活动中可能存在的风险,进一步提高审核的有效性,提升客户满意,现就相关沟通事项提出或重申如下要求:
与受审核方的沟通
审核组长应于收到审核资料一周内及时、主动地与受审核方联系,确认
审核事宜(见《审核员手册》01“审核工作流程及要求”)。对可能影响进入现场审核的重大事项应与受审核方详细说明,确保其理解、并配合提供相关认证资料。
沟通时应注意方式方法,应有礼有节,避免态度过于生硬。如沟通中就
认证范围、审核安排等重要信息双方不能达成一致时,应考虑及时与推荐单位进行沟通(见本通知第四条“与各地办事处的沟通”),协商解决。
与合同评审人员的沟通
1、初次、再认证、换证审核时,如发现受审核名称、地址、审核范围、资质许可、人数等重要的认证信息与申请资料不一致时,应及时与合同评审人员联系、确认,切不可擅自调整。
2、特别强调,监督审核中如受审核方在审核现场临时提出换证审核,如变更审核范围、变更地址、名称等,应在现场与合同评审人员联系,确认是否受理,如受理,需进一步确认需补充的申请材料、专业范围的变化、人天数的变化、认证费用的增收等重要信息。
三、与审核管理人员的沟通
1、初次、再认证、换证审核,在与审核安排人员联系组建审核组时,对审
核组组成,审核组长可就审核员的体系资格、专业人员数量与审核安排人员进行沟通、协商,以尽量满足审核的需求。
接受监督审核任务后,发现任务书所给人天数不能满足审核需求时,应
及时与审核部经理联系,确认需要增加的审核人天数,不可擅自调整人天。
3、电话接到审核管理人员的任务安排后,如一周内未收到审核资料或审核任务书,应及时与审核安排人员联系、确认。