公司快递收发管理办法.doc

文件编号
2S-0001
公司快递收发管理办法
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共4页
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会签单位
会签单位
会签人员
会签单位
会签人员
A
内贸部
G
生产部
B
外贸部
H
物控部
C
客服部
I
品管部
D
项目管理中心
J
行政中心
E
创意设计中心
K
财务部
F
网络推广部

核准: 审核: 制定:徐凌云
格式编号:SY-J-QP-0001 版本:0
文件编号
2S-0001
公司快递收发管理办法
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目的
为了规范快递物品的收发管理,节约公司的快递成本,避免造成公司资料的丢失及浪费。
范围
本公司所有员工均属之
定义
快递物品是指公司员工因工作需要,向外部寄送文件、资料、样板、货物以及其他物品等。
组织与权责
1、行政部前台:负责公司快递物品的收发管理
2、其他部门:协助前台进行部门快递物品的发送,审核及接收。
流程图
前台保存发货签收记录表和收件底单并分月存放
流程图1(收件流程图)
前台通知指定邮件收件人领取,并在《快递发送登记表》确认签字
快递员送达快递邮件到公司前台前台或值班人员接待、核对单据与实物相对应,登记确认
前台当天整理单据并输入电脑;汇总核算到付费用用于到财务部进行报销
流程图2(寄件流程图)
前台保存发货签收记录表和发件底单并分月存放
前台收取《快递单》、物件并与登记表确认一致后电话通知快递公司取件
发货人将货物及放行条送至前台填写《快递单》并在《快递发送登记表》上进行登记
前台当天整理单据并输入电脑,月底汇总上报
格式编号:SY-J-QP-0001 版本:0
文件编号
2S-0001
公司快递收发管理办法
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流程执行说明
1、快递的接收:行政部前台或当天值班人员在收到快递时,了解清楚付费情况后,一定要将快递跟《快递单》据内容(特别是托寄内容)核对无误后,在《快递单》收件人签名处签上本人的名字并注明日期和时间,然后在《快递签收登记表》上登记快递情况并妥善保留好相关单据;拔打分机号码通知指定快递收件人到前台领取物品并在《快递签收登记表》上签字登记。前台应妥善保留好相关记录及底单。
特殊情况下,指定快递收件人不在公司,可拔打手机号码或腾讯留言告知对方,如指定快递收件人需部门同事代领则需告知前台或值班人员代领人姓名工号等基本信息,代领取人必须在《快递签收登记表》上签字登记以备查验核对,指定快递收件人则需在事后去前台在《快递签收登记表》上签字确认。
2、快递的发送:因工作需要,需向外部快递物品者,需将快递物件及《物品放行条》一起送至行政部前台处并详细填写《快递发件登记表》,由行政部前台联系快递公司统一发送。前台填写快递单并电话通知快递公司取件,并妥善保留好相关单据,并把单号反馈发件人,由发货人自行跟踪。
发件人应自行清点物品及确认物品包装安全可靠;发件人开据《物品放行条》需本部门经理签字审核,经理快递物品