公司文控管理规定.docx

公司文控管理规定第1条目的为加强公司文件、资料的管理,特制定本规定。第2条适用范围1****商业设施有限公司所属分公司、中心、各部门。2本规定所指的文件、资料包括公司文件、规章制度、工作流程、证照、工作计划、发展规划、工作总结、人事相关资料、技术数据、生产工艺、图纸方案、客户资料、供应商资料、各种合同等一切有保存价值和必须控制的资料。第3条制度制定管理1为加强及规范公司的制度与流程管理,做到制度与流程的统一性。2各部门制定新的制度与流程,需将文字草稿及详细流程图,提交直接上级审批;审批后提交总经办统一编号。3总经办编号后向各相关部门征求意见并将意见汇总,根据汇总意见修订制度,将修订后的制度提交总经理签批;签批通过后,依据编号及等级下发试用执行,同时根据备案登记信息收录制度汇编。4新制度试用期为一个月,在试执行期间,各执行部门将及时发现的问题提交总经办,由总经办根据实际情况对制度做适当修订。5制度与流程制定的各项标准。,页面设置为上下左为2CM,,主标题采用黑体三号,加粗,副标题采用黑体字小三号,加粗,条采用四号黑体,加粗,并加页眉,内容为“公司标识”加“****商业设施有限公司”;流程图采用VISIO格式,使用垂直格式的跨职能流程图,并按照流程图的规范要求使用图标;表格采用宋体字(数字采用TimesNewRoman字体);页面版式、页眉页脚格式与文字稿相同;(数字采用TimesNewRoman字体);正文标题采用章节形式编写,章下设节,节下设条,条下采用项目编号(不超过2级),如两级项目编号后仍需分级,可采括号加阿拉伯数字表示。段落正文为固定值22磅;、类型及重要等级等信息由总经办予以确定;制度名称必须含盖所拟订的制度与流程的主题内容;制度类型根据编写使用的部门及内容不同,分为行政、后勤、人力资源、财务、营销、运营、监察、发展、总经办制度;,各级编号之间以“-”号隔开;第一级为公司简拼(SDXD):第二级为该制度与流程的拟定部门的拼音第一个字母大写(如:XZ);第三级为该制度与流程的顺序编号,起始号为001。第4条文件管理1文件呈送与收发。,各中心、部门需采用统一格式(除必须手写外,一律采用打印版),并附《文件阅批单》,指定专人呈送,所有呈送总经理的文件资料均直接呈送至总经办,由总经办统一呈送总经理。如确需部门单独呈送的文件,应由部门经理及以上级领导亲自呈送,并到总经办登记备案。所有文件经总经理批阅后,由总经办反馈各相关部门;,由相关部门进行事实确认并出具相关意见后呈送;,分别为上午10:00,下午14:00;,各部门外出开会带回文件的,需到总经办备案,如需上报材料的,总经办予以配合;(含OA电子版),电子版的通知先打印阅批后,总经办上传,严禁使用邮件等发放通知,部门通知由经理批准,中心内的通知由总监批准,其他的由总经理批准,所有的通知由总经办备案后下发;,由总经办编号并加盖“受控文件”章后下发,并填写《文件发放登记表》,版本更新时,新版下发的同时旧版作废,由总经办统一收回。2文件保管。,财务中心负责销售、采购类合同的管理,本部门可留存复印件;,由专人负责保管,并建立台帐;电子类文件的存档,应附台帐并注明电子档的内容;,可将文件分为永久保存、保存十年、保存五年、保存一年四类:(1)永久保存文书,包括:公司发展战略、决议、规划及有关公司发展历史的文书;规章制度文书:各类合同书、契约书、协议书、登记注册文书;公司对外公函、请示、报告、政府许可证等往来文书;不动产、基建、工程技术类文件资料;财务会计表册、帐薄、传票、分析报表、决算书;重要的诉讼关系文件;公司重要会议记录、责权、财产权等;公司人事相关资料;其他需要永久保存的重要文件、帐薄及统计资料;(2)保存十年文书,包括:请求审批文书,人事工资方面文书;公司经营管理重要的查考性文件、市场调查文件;帐目、债权债务、工程技术类文书、重要的往来业务文书;其他除永久保存外重要文书;(3)保存五年文书,包括:期满或解约合同书、契约书;公司内部重要文件;公司客户往来日志、事件类文件;劳动工资、保险、医疗等人事类文书;短期内需查考的文件;其他不需要保存十年的次重要文书;(4)保存一年文书,指无关紧要或者临时性文书,如果是调查报告原件,由所在分公司