四象限工作法.docx

时间管理的四象限工作法远离“救火”在这个自主承担责任而又以业绩说话的时代,你是否常常觉得时间不够用?常常把“时光如流水”,“时间就是金钱”挂在嘴边,等到真正体会到而又充满紧迫感时,又不知道如何去管理、利用时间,常常忙忙碌碌却是碌碌而为的结局,常常玩乐闲逛似乎又并没有多开心,留下地只是空虚,这是因为我们不懂得合理管理时间!大家都知道,“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”……世界几乎全面地在进步,但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。条件基本相同的两个人同时面对相同的工作量,有的焦头烂额,而有的轻松自如,问题出在哪里呢?就是分清工作的轻重缓急!在此向大家介绍时间管理技巧里面的其中一部分——第二象限组织法。一、传统时间管理法的核心:以“急”为重低效的管理者大抵陷入了传统时间管理的圈套,天天处理“急事”,天天救火,在焦头烂额的同时,内心深处还会升腾一种“忙”的“成就感”!从而也就深陷其中而不能自拔,把本来可以不“急”的事情也逐步转变为“急”事,加上“成就感”作怪,员工是救火队员,干部是救火队长,整个组织就变为救火大队。大家可以仔细想想,救火队能够让财产升值吗?所以,忙是瞎忙。二、高效时间管理法的核心:先轻重,后缓急在考虑行事的先后顺序时,应先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”,也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。用时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系,请看四象限图:1、第一象限是重要又急迫的事。举例:诸如应付难缠的客户或客户严厉地投诉、危机紧迫的问题事件、上司要求准时完成工作、住院开刀等。很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。2、第二象限是重要但不紧急的事。举例:主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议;改善沟通能力,照顾自己的身心健康,人脉拓展与管理,收纳管理,培训手下,练****授权,理财投资规划,对身心有益的休闲减压。是否重要,是依据能不能带领你更加靠近你的事业与人生目标来决定。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把主要精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。3、第三象限是紧急但不重要的事。举例:电话、会议、突来访客、吸引注意力的活动,不好意思拒绝的要求。许多不重要的事情,因为它的紧急性,容易让你误以为很重要,其实与你的目标没有什么关联,如果你立即去做,就等于你宝贵的时间被人抢了,你要练****拒绝它们来打断你正在执行的重要事项。4、第四象限属于不紧急也不重要的事。举例:阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。安东尼·罗宾斯在《TheTimeOfYourLife》培训当中的“TimeTargets”,更加贴切地阐述了这个观点。我依据这些顶尖大师的理论,发现在实际工作与生活当中,这样一个“高效优先序靶”更能够表达出优先序与重要性的关系: 这个“高效优先序靶”的目的,就是要你化被动为主动,时时专注在靶心A区,一步一步地开始掌控你的生命。依据在ABCD各区花费时间的百分比,可以判断一个人的特性:A区重要,不紧急B区重要,紧急C区不重要,紧急D区不重要,不紧急0%0%40%60%完全迷失型阅读心得5%25%30%40%漫无目标型5%50%25%20%忙碌大众型10%80%10%0%工作狂型40%40%10%10%高效人士型50%40%5%5%高效冠军型通常时间管理,大家都会知道排priority,事情有轻重缓急,就会出现四个象限,X轴跟Y轴分别是,“重要”跟“紧急”程度区分。大家都知道,要优先处理“重要且紧急的事”,但是,再来呢?“重要但是不急”跟“不重要但是很急”这两者如何取舍?上次看了网路上的一篇投影片,我觉得那样的说法还蛮能让我接受的。通常,