进出口英语函电.docx

进出口英语函电导论开展进出口贸易,必须通过买卖双方的语言沟通才能实现。沟通的方法总的可以分为口并没有和书面两类。面对面的谈判和电话磋商都属于前一种,而函电来往属于后一种。业务磋商过程必须存有日后可供查阅的书面文件。电报(telegraph):是最早问世的电子通讯手段。为了节省费用,发报人理所当然地要删略字数,缩减文本。在不影响理解电文的前提下,他们还会将有些代词、冠词、介词、连词、形容词、助动词、系动词等从电文中省却。例如:、电传机(telex):发报人只要直接按动与打字机上相似的键盘就可以把报文发出;接收端得到的报文是由字母、数字等组成的,无需解译,直接就能阅读。电传费用是按每分钟或每三分钟计算,人们虽然不再像拟写电报那样去刻意控制字数,但是同样为了降低费用,争取在每一单位时间内发送最多的信息量,还是要想设设法在不影响理解报文的基础上,尽可能删除英文单词内的某些字母,省略某些词语,或者用数字代替谐音的文字(如2=to;4=for),以达到精简内容、缩短报文的目的。、传真机(faxmachine)犹如远程复印机,它将文件当作图像发送,虽然同样使用国际电话线,但是其费用是以被发送文件所使用的时间计算的,因而人们就不用再在缩减语句长度和词汇数量上动脑筋了。第一单元商务信函的格式及有关要点一、英文商务信函的七个主要部分1、信头:信函是“纸面上的拜访”,信头就是访客时呈递的公司名片。公司的名称地址日期封内地址称呼信函正文礼貌结束语署名中国等东方国家的人的姓名与西方人的不同,我们的姓在前名在后,而他们则往往相反。我国涉外公证书中的做法值得学****将姓氏拼音中的每个字母都大写,而对于名字则只有首字母大写,如GAOYuanhua。这样,我们可能使对方了解我们姓什么名什么,而不用改变我们中文姓氏和名字的原来排序。二、撰写英文商务信函需注意的几个问题正确的语法、拼写、标点符号优质的信纸、信封整洁的打印匀称的布局第二单元询购INQUIRIES客户首次与卖方接洽时,可以简单介绍一下自己得到供应商或卖方的名字等信息的来源,譬如从大使馆(embassy)或领事馆(consulate)的商务参赞处、商会、贸易伙伴,或是从因特网、报刊杂志的广告上了解到的;或是在交易会或展览会上看到。在询购函中买方可以将自己的业务范围、所需产品用用途简略地告诉对方。而诸如价格、折扣、付款条件等,也可以较详细地提出具体建议。虽然询购函没有规定的篇章结构,但其各段落内基本上含有下列内容:(1)在信函的开头语句中,做一个简单的自我介绍或提一下对所需产品的信息来源。可以另起一段,简略提及所需产品的需求或用途。如果买方有较具体的要求,可以再另起一段详细叙述。在信函的最后一段,写信者应强调其所企盼的事情,以引起对方的注意。第三单元复函与报价REPLIESQUOTATIONS收到客户的询购函(inquires)后,卖方应该及时或尽快回复。对询购函的答复基本上具有例行公事的性质。因此,复函的话语应该直截了当、简明易懂。无论能否满足买方的要求,卖方在回信时,首先都应该对买方的询购表示感谢。卖方在复函中应该尽可能仔细地答复客户的问题。如果能够满足买方提出的要求,例如寄送样品、或产品说明书、商品目录等促销资料,则卖方应该在复函中告知买方、并相应行事。卖方往往会利用报价的机会,在复函中将自己的产品或服务的卖点或亮点告诉买方,但是这种告知只宜简单扼要,不宜太详细复杂,因为客户可以从产品说明书或目录中获得他们想要的信息。卖方复函的最后一段往往相对简短,内容一般为向客户保证提供服务,以及希望客户尽早订货。如果随信函寄了样品或价目表等促销资料,应在信末的相应位置注明英文的“附件”字样Enclosure或Attachment。第四单元订购与确认ORDERSANDACKNOWLEDGMENT1、订购货物的信函一般可以包括以下内容:确认收到卖方的报价或报盘,以及样品、产品目录等资料,并表示感谢。陈述订货信息:例如货物的品名,规格,数量,单价,装运期等。强调买方认为需要引起卖方重视的折扣幅度,付款方式,投保险种,交货时间,运输方式,乃至包装、标识、装运要求等各类交易条件。2、收到订购函后,如果所有的交易条件可以接受,卖方会据此缮制销售确认书,随确认函寄送买方会签。确认函一般含有下列内容:对买方订货表示感谢。简略告知买方,订货已在办理,能够按期交货等。提请买方及时开立信用证或以双方约定的方式及时付款;同时,向买方推荐其他产品,或表示希望双方继续合作的意愿。3、由于各种原因,卖方有时无法满足买要求时,卖方应如实相告。拟写此类表示回绝的