前台接待工作流程.docx

前台接待工作流程前台接待工作流程(一) 环境卫生的保持和检查工作流程:1、每天早上9:00、中午14:20和下午17:55检查公司所有办公场所(包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等)的卫生和办公家具的摆放情况,及时收纳整理,保持各桌椅整齐,桌面、地面清洁无杂物;2、 保持办公区空气清新,定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂;3、 及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品,填写〈〈消耗品领用登记》,保障公司后勤配备;4、 每天早上9:10整理当日的报纸归纳至总经理室报夹,将更换下来的报刊统一放置,每两个月以废品处理,所得费用交由行政主管记入〈〈备用金流水帐簿》中上缴财务。注意事项:1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐;2、 及时补给卫生用纸等后勤配备;3、 报刊整理整洁有序,废旧报刊处理及时。相关记录:〈〈消耗品领用登记》一一行政主管〈〈备用金流水帐簿》行政主管管理办法:若未及时发现并处理以上流程中的各项工作,罚款 30—50元;(二) 接待——客户来访工作流程:1、客户进门起身迎接并询问来访事由;2、 登记〈〈客户来访登记薄》,弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;3、 如有必要,安排来访者前往会客室稍坐片刻;4、 准备招待茶水饮料;5、 通知相关工作人员有人来访;6、 每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;7、 客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;8、 若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在〈〈客户来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在〈〈客户来访登记簿》上注明;9、 及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回复;10、 及时将用完的〈〈客户来访登记薄》交由行政主管归档。注意事项:1、接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室;2、 〈〈客户来访登记薄》的详细记录;并及时将使用完的记录交由行政主管归档;3、 及时通知相关被访人员,若被访人员不在,要及时转告以确保及时回复;4、 不得随意把公司领导及其它工作人员的联系方式告诉第三人。相关记录:〈〈客户来访登记薄》前台管理办法:未按照以上流程完成任一项接待工作,相关岗位负责人将受到10—30元罚款。(三) 电话的接听和记录工作流程:1、电话响铃两声后,立即接听,注意礼貌用语;2电话铃响超过3声,接听电话应该致歉;3、 接听电话时应控制音量,不应影响其它人的正常工作;4、 对方所要找的人不在时,应询问对方是否希望留言或留下回电号码,切忌立即挂断电话;5、 通话之后,应轻轻挂断电话,而且尽可能等对方挂断后再放下听筒;6、 没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨,首先致歉,再询问刚才来电的目的。7、 将需要转达的内容及时记录在〈〈电话记录》上;8、 记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。9、 及时将用完的〈〈来电记录表》交由行政主管归档。注意事项:1、来电接听迅速,接听电话使用普通话,声音柔和;2、 了解清楚来电人的基本信息以及意图,及时在〈〈来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等,需要转接的及时将电话转给相关工作人员;3、 如遇信息接收人不在,应采取通知的方式及时转达信息,(通知方法详见“通知流程”);相关记录:〈〈来电记录表》——前台管理办法:1、来电接听不主动、不及时,接听电话用语粗鲁,罚款10—30兀;2、 未及时和详细记录来电信息,忘记转达、转达不及时或传达信息错误,罚款50—100元;3、 〈〈来电记录表》不及时交行政主管归档,罚款30一50兀。(四) 日常的打印、复印以及相关设备的使用管理工作流程:1、每天早上上班时间准时开启而且检查打印机、复印机,并及时补充所需的纸张;2、 负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸;3、 打印机、复印机或其它设备出现故障时,及时填写〈〈设备报修单》并联络办公设施维护人员进行检查维修;(详见“固定资产的报修与报废流程”);4、 及时将用完的〈〈设备报修单》交由行政主管归档。注意事项:1、熟练操作打印、复印机,并及时补充用纸;2、完成公司日常的打印、复印工作,做到节约资源;3、 打印、复印机等设备出现问题不得私白解决,应及时报修,并联系相关专业人员进行维修;4、 不得私白打印、复印与工作无关的文件、图纸,特殊情况下应申报行政主管同意付费再使用;5、 节约资源,爱惜纸张;6、 及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。相关记录:〈〈设备报修单》 前台管理办法