ZB-QP-02记录控制程序.doc

文件编号:ZB-QP-02
文件名称:记录控制程序
文件版本:第A0版
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工程部
PMC部
业务部
品质部
行政部
制造部
财务部
总经办
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A0
按TS16949:2009标准要求首次发放
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2012-11-1
目的
为确保质量记录文件的完整性,对记录的式样审批,标识、收集、编号、查阅、归档、贮存、保管和处理进行有效控制,为证实记录追溯和质量体系有效运行提供准确的证据。
范围
适用于证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的所有表格(注:为体系各级文件所引用)及其记录。
3. 术语
记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的特殊文件,样式表格填写后便成为记录。
4. 职权职责
各部门负责各项质量记录的作成、鉴别、检索、储存、防护、取用及处理;
各岗位员工按文件或体系要求填写本岗位活动的相关记录;
行政部负责全厂表格式样的统一管理及并监督、检查各门记录的标识,处理等管理。
5. 程序内容
(见下页)
工作内容(对应流程图)
记录样式制定
各部门根据相关程序文件要求及实际需求制定记录表格,标签等样式,其内容及样式应是规范文本,至少包括标题、表头、记录项目、表格编号、版本号、公司名称、编制部门等内容(注:记录一般不需要版本号)。如有法规或政府,顾客要求的式样以外来的要求为准进行使用,保管或提交等。
表格的变更,也要按《文件控制程序》由变更者发行《文件修改申请单》。
记录样式审批
各部门的记录样式应由部门主管以上审批。必要时填写《文件修改申请单》将表格样式引用至相关文件。
登记备案
各部门主管在审批完表格样式后,将其原件交由行政部备案登记,参照《文件控制程序》。行政部应当建立《质量记录总一览表》,给予每种表格唯一编号,有关表格编号的规定依据《文件控制程序》执行;
表格的使用
、准确地填写记录表格,要求情况真实、内容完整、字迹清晰、书写工整、不得涂改;
,需有修改人的签名并签署日期;如涉及结果判定,则另须由该部主管签字方可生效。变更标记,参照《文件控制程序》文件修改部分()

各部门须依记录性质分类,及按记录日期或编号顺序归档,整理管理。
记录标识
整理好的记录,对每一文件夹须清楚地标识其记录名称。
记录存档
,由各部门文员负责分类并按时间归档和保管,并在归档文件夹首页建立索引清单以便查询。同时应置于固定场所(如:上锁文件柜等),应防丢失和损坏。
合同有要求时,在商定期限内记录可提供给顾客或其代表查阅。
记录的保存期限依据《质量记录总一览表》执行。如法律法规及客户有特别要求时,依法规及客户要求执行。内部确定保存期限的一般原则,主要分为5种情况:1)没有追溯性但作为审核证据的一般记