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横向管理方法 1. 收集阶段:填充工作篮要了解需要收集哪些信息,以及如何富有成效地完成这一工作,这一点非常重要。因为只有这样,你才能够开始恰如其分地推进加工处理的过程。为了把你的大脑从那些层次较低的、希望抓住一切的意识中解放出来, 你必须认识到, 所谓的“真正地抓住了所有的事情”, 事实上, 它们只代表着那些你必须处理的事情。而在将来的某个时间,你还将处理和回顾这些事情。(1) 百分之百地捕获一切“未尽事宜”为了消除“桶上的一切漏洞”,你需要寻找和搜集一切符号或者代表物,临时的代表任何个人生活中或工作上的事物,重大的或细小的,迫在眉睫的或无关紧要的,那些你认为应该有别于当前状况的事情,以及在你内心深处希望多多少少有所改观的情况。把你所有没有完成的事情 100 %的搜集完整。请注意:是 100 %,而不是 99 %!如果你希望你真的过上没有压力的生活,希望你的头脑不是经常用来搜索还有哪些事情没有完成,希望你的管理体系是确实可靠不会疏忽任何东西的,那么你需要把你是 staff 搜集完整。(2) 收集工具有几种类型的工具,包括科技含量较低的工具和高科技手段,均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面几种形式的工具可以用于捕捉你的想法以及从外部获取的资料: ?实实在在的工作篮?纸制的记事簿?电子记事簿?录音设备?电子邮件(3) 影响成功收集的因素遗憾的是,仅仅拥有一个工作篮,这本身并不能充分地发挥它的功能。大多数人确实选择了这种或那种形式的收集设备,但是,这些设备或多或少地处于失控状态。我们一起来看看成功收集的三个必要条件: ?每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中,而不是在你的大脑里。?你应该尽可能地控制收集工具的数量,够用即可。?你必须定期地清空这些设备。 2. 处理阶段:清空工作篮比如,你的文件筐里面需要签字的文件,你的电脑上的 N 次贴,你的邮箱里面需要回复的邮件等等,甚至包括你需要去买的杂志。接下来你需要对你所有搜集出来的东西进行处理, 某些事情是你需要采取行动的, 比如买杂志,同时你需要决定这个事情你是自己做最好,还是交给别人来做比较好。某些事情你是不需要行动的,那你就可以直接把他们划掉。 3. 整理阶段:建立好清单整理阶段是对处理的结果进行细化,对需要采取行动的需要分为几个类别,所有可以在两分钟之内处理完毕的就马上动手去做。如果两分钟之内不能处理完毕,就把他在事务清单中写下来。在 GTD 里面有一个概念叫 Context ,比如有些事情你必需在电脑边完成,你就可以准备一份“电脑”的清单,那么当你在电脑边上的时候,你就可以只需要看这一份清单就可以了。你还可以有一个电话清单,把所有需要通话的人名、电话号码和一些备注信息都写下来,那么当你有时间的时候你就可以把这些电话一个一个的打完。你甚至可以准备一个关于你老板的清单,所有需要向你老板请示、汇报和讨论的东西都可以写下来,这样当你碰见你的老板的时候你就可以一次性完成(给你的老板留下一个精干的好印象吧!)还有一些事情是必需在特定的时间或者日期完成的,那么这些事情你就不能仅仅列入事务清单中,可以应该列入日历中了。在 GTD 中,日历被看作是“圣土”,只有这种事情才能写进日历中。对于某些参考资料,你不需要采取什么行动,但是你要放在一个你垂手可得的地方。对于不需要行动的,就如同上面所述,应该马上扔进垃圾箱