项目管理 - 项目收尾.doc

项目管理- 项目收尾
项目收尾
结束项目与启动项目的重要性是一样的。因为项目的结束计划在对项目中信息和经验的收集起着杠杆作用。如果没有实施项目的结束计划,那么一旦项目结束了,项目团队成员解散了,你将没有机会进行员工评估、经验总结,也不能保证有人员在项目交付的过渡时期提供支持。即使在项目以失败告终的情况下,我们也可以通过经验总结、人员评估以及其他的总结性的活动知道项目已经完成了什么。
项目进度一旦确定了下来,你就应该想项目结束时有哪些工作需要做,以下是你应该着重考虑的方面:
举行项目总结大会。项目结束时,应该在项目团队成员、赞助商以及其他利益相关者之间举行一次总结大会正式地结束项目。大会的内容包括大致回顾项目过程,记录项目中做的好与不好的地方,项目优劣势和其他结束项目应该有的步骤。尤其是项目过程用到的技术和管理流程,不管好坏,都应该作为重要的总结回顾进行记录,如果你的公司有很好的途径将总结回顾的内容发表或者是很好的利用,你应该将这些文件发给相关的部门。(总结回顾应用于很多项目中,它能提高实践水平,并且应用于其他类似的项目中。)
总结大会的议程应该关注项目计划完成的任务和实际完成的任务,会议中的讨论应该集中于项目中做的好与做的不够的地方。会议议程应该如下:
1. 讨论总结大会的目的
2. 制定会议规则。(可选)
3. 列出项目团队本应该完成的任务
4. 列出项目团队实际完成的任务
5. 讨论为什么会出现本应该完成的任务和实际完成的任务之间的差距
6. 制定经验总结,为将来的项目提供参考
7. 列出结束项目要做的剩余工作
界定成功与失败。有时候项目很显然是非常成功的,有时也可能是完全失败的,但是更多的情况是,项目中成功与失败并存。比如说,项目团队完成了主要的交付任务但是项目却超支了,或者是项目团队准时且在预算内完成了任务,但是最终的解决方案只达到了客户要求的80%。要想成功,关键是要先定义成功的标准。如果事先在赞助商和职能经理之间达成对成功标准的共识,那么项目团队的成员就有规可循。项目团队的成员应该首先自己对这些标准进行评估,然后交给赞助商,由他们进行最终的确认。
将解决方案转接给执行部门。如果解决方案不是由项目团队自己来实施,应该将所有的相关文件转接到项目执行部门手中。这种转接包括知识、已经完成的工作所有文档、未完成的工作的清单等。
在项目组和执行部门之间应该举行一次会议,确定在项目进行过程中累积下来的文件中,哪些应该交给项目执行部门,基于双方达成的协议上,有些与项目相关的文件应该被删除或者被销毁、备份、存档等。而项目执
行部门需要的文件则应该交给他们,让他们进行长期保存。
进行绩效评估。如果项目是实质性的,那么在项目完成之后进行绩效评估很有必要。在这