《文件归档范围与保管期限表》编制工作之我见.doc

《文件归档范围与保管期限表》编制工作之我见.doc《文件归档范围与保管期限表》编制工作之我见
摘要:通过企业在开展《文件归档范围与保管期限表》编制工作实施过程中遇到的有关困难得出,对于不同规模、大小的生产型企业,文件的归档范围与分类大纲也有所不同。要进行规范化管理,必须根据企业实际,科学、合理的设置企业档案类目;同时上级业务主管部门在编制工作中,应给予巡回检查与指导。
关键词:《文件归档范围与保管期限表》;编制;之我见
:F272 文献标志码:A :1673-291X(2012)27-0243-02
2011年8月份我公司接到了陕西省档案局、省国资委文件,关于国有企业开展《文件归档范围与保管期限表》编制工作的实施意见的通知,目的是为了贯彻落实《企业档案工作规范》,推进国有企业档案工作法制化、规范化进程,确保国有企业档案的完整与安全。我公司档案部门接到文件后,立即组织有关人员将文件精神传达、并复制、下发给有关职能部门与下属公司主管档案工作领导与人员手中,要求按期完成,并进行中期检查。
西京电气总公司是由原国家在20世纪60年代建设的四个大型国有企业(信息产业部第853、895、4310、4320厂)联合组建的,于1993年由陕西商洛整体搬迁至西安高新技术产业开发区电子工业园。1999年重组后成立了8个职能部门、26个生产经营单位,公司档案工作是在总工程师的领导下,由技术质量部负责,统管、接收了“四个单位”的企业档案。随着企业的改革与发展,先后对组建的26个生产经营单位进行了股份制改造与重组,至今发展成为16职能部门、成立了12个控股公司、两个参股公司、两个职能公司。是中国研究、制造电子原器件、半导体新材料、电子设备的军民结合型骨干企业,是中国重要的军用电子元器件科研生产和成果转化基地,在行业诸多领域处于核心、领先地位。
随着现代企业制度的确立,公司运行机制也发生了根本性的变化。下属公司先后建立了各自的运行机制与管理模式,成立了有关职能部门与档案室。由于各分公司的规模与大小不同、成立的先后顺序不同,形成档案的种类与多少也有所不同。下属公司在《文件归档范围与保管期限表》编制工作中,普遍认为《企业档案工作规范》附录A所列《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》范本,对他们不太适应。《企业档案工作规范》附录A所列《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》十大类目的设置范本,只适用于总公司的档案,下属公司的档案类目有的就是空档,有的类目的档案寥寥无几,以待有朝一日有关档案的形成,如:“项目建设类”都不存在;“职工管理类”不完全有,只有公司成立后招进来及少数人员的档案;“会计业务类”有的公司还没有形成几份文件。可见,同样是生产型企业,但对于新成立的企业,由于年限短、规模小、档案数量少,如强行实施《企业档案工作规定》附录A,这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规范》虽然规定企业可以结合实际增加或减少类目,但增减过多,与《规范》大不相同,就不是实施《规范》了。其实,《规范》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》,使之具有广泛适用性。在编制《文件归档范围与保管期限表》时应从企业档案工作实际出发,不得生搬硬套。
编制文件要求,生产型企业在编制《文件归档范围与保管期限表》时应以《企业档案工作规范》附录A所列《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》为范本,《规范》第87页