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办公室文件管理的重要作用与影响
摘要:文件是在管理活动中形成的各种信息记录,其基本功能在于它可以打破时空限制,有
效地传递权威性、凭证性的管理信息。文件管理是办公室管理活动的组成部分,它使文件得以形
成并产生实际效用,有序、有效的文件管理对提高办公效率具有重要的促进作用。
关键词:文件管理、办公室管理、办公效率、促进作用
在当代社会工作过程中,任何一个组织都离不开“文件管理”这一重
要工作活动,它在高效完成组织目标、任务的过程中发挥着极其重要的
作用和影响,因而其对组织的作用和意义是不言而喻的。 “文件管理”是
一个多维的、立体的、非线性的概念,要弄清楚这个概念首先必须弄清
楚“文件”这个概念,因为正是“文件”这一客观事物的产生和运行决
定了文件管理的系统构成。
文件是在管理活动过程中形成的各种信息记录, 它作为组织管理信息
流的主体,是组织有效运行的重要工具。办公室文件管理就是指在办公
工作过程中对文件的撰写、处置和保管,即在文件从形成、传递、办理、
存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中,以特定的方法和原则对文
件进行处置,使其完善并获得功效的行为或过程。文件管理是办公工作
的一项重要内容,是办公室管理活动的重要组成部分。合理、有序、高
效的文件管理活动可以很好的完成办公任务,缩短办公时间,提高办公
效率,促进政府、企业等组织办公效益的增加。因此,文件管理在办公
室管理活动中具有重要的地位和作用。
在现代社会中,科学技术获得了前所未有的发展,政府、企业等社会
组织办公的自动化、信息化和网络化,带来了文件的记录、复制和公布
手段日益技术化, 这些手段的使用不仅使机关产生的文件数量急剧膨胀,
而且使文件的形式丰富多样,出现了大批新型载体的文件,如照片、影
片、缩微胶片、磁带、光盘、电子文件等等。在这种现实面前,每一个
机构都面临如下问题:如何对数量庞大的传统纸质文件进行控制,又用
什么方法来管理新型载体文件,如何有效使用管理文件所需的库房、经
费,如何在浩瀚如海的文件信息中捕捉到对组织真正有用的信息,又如
何有效提供文件利用,并使文件管理费用与实际利用更加合理,等等。
因此,完善、有效的文件管理,对政府、企业等组织都显得尤为迫切和
必要。
文件管理的基本任务是及时、准确、 有效地制作、加工、 传递、保管、
处置文件,为管理活动提供适用的信息,其主要任务包括两个方面:一
是使文件工作构成要素(人、财、物、信息等)确立最佳组合关系这需
要管理职能中组织职能来实现;另一个就是使文件工作构成要素的流通
过程有序、有效、顺畅、快捷,相互取得最佳配合这就需要管理职能中
的监督控制、综合协调职能来实现。
每个文件都有一个完整的生命周期, 文件管理要根据文件生命周期不
同而采取不同的管理行为。文件生命周期理论的主要贡献在于根据文件
多不同价值将文件运动过程划分为不同的阶段,在每个阶段根据文件的
具体情况制定不同的管理原则,采取不同的管理方法。文件生命周期理
论解释了文件及其运动规律,也决定了文件管理的阶段性特点。文件从
产生到最终销毁转化为档案永久保存,经历了一个连续而又分明的生命
运动过程。要实现对组织的文件信息进行经济高效的全面管理,就必须
将文件管理活动作为一个连续而阶段分