会议室、学术报告厅使用管理规定.doc

为加强对学院会议室的管理,充分发挥作用,提高利用率,现对学院会议室的使用作如下规定:一、第一会议室(科技楼一楼会议室)、第二会议室(商务楼四楼会议室)由办公室统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理和维护。二、董事会及党政领导联席会议、院长办公会和办公室牵头承办召开的各类会议,由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。三、部门承办会议或分管院领导组织的会议,须由承办部门或分管校领导指定人员,在会议前两个工作日与学院办公室联系(内线电话8098),办理会议室使用预约手续。四、办公室按照“系部、处室会议服从院级会议,先定先使用”的原则统一安排,并做好有关准备工作,保证会议准时召开。五、使用会议室时,未经办公室同意,不得改变会议室设备、家具的位置,不得将会议室物品携出室外,不得擅自动用室内音响、功放、DVD、投影等设备,如需使用应在预约时一并申请,由办公室派专人开启调试。六、会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水,内部会议一律不配茶叶、纯净水和纸杯;承办重要会议需要茶水等,须在预约使用会议室时一并申请;有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅,需在办公室专人指导下开展,并在用后及时清除,以保持墙面整洁。七、会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用由承办部门负责,使用时要爱护各种设施,如有损坏,按照规定赔偿。八、会议承办部门应提前到达会场,做好会场布置及准备工作。九、会议所需的笔记本电脑等设备由会议承办部门准备。十、凡使用会议室的承办部门负责人即为会议期间的防火负责人。若出现安全问题及其他隐患,学校将追究使用部门的责任。十一、会议期间请自觉保持室内清洁,会后应及时清理会场,关好门窗、空调等设备,通知办公室查验设备,并由承办部门办理登记手续。十二、对于未按规定要求预约、使用会议室的部门,学院办公室有权不予适用,并提出批评或通报。十三、本规定自下发之日起执行,由学院办公室负责解释。二○一〇年十一月一日学术报告厅使用规定学术报告厅是用于大型会议、学术报告、课件培训等大型活动的公共设施,为确保报告厅的正常使用,特制订本规定。一、学术报告厅的使用实行申请审批制度。活动承办部门应至少提前一天向团委办公室提出申请并填写申请表,各系部、行政处室借用须向学院办公室提交书面申请,经批准确认后方可使用。未经批准擅自使用者或导致以外事故出现者,将追究其责任以及要求赔偿经济损失。二、报告厅使用优先满足学院大型会议、重要活动。各部门使用报告厅,如时间上发生冲突,一般按时间先后顺序安排或协调解决。学术报告厅原则上不对外开放。学生组织申请使用,参会人数一般不少于150人。三、学术报告厅仪器设备由专人负责。每次使用前,由专人按照仪器设备管理规定及活动的要求,做好安装调试等工作。四、主厅及控制室内仪器设备、配件等物品要固定位置分类摆放,遵循易取用的原则,不得将厅内专用设备挪作它用。控制室内禁止非工作人员进入,擅自进入将追究其责任。五、报告厅使用坚持“谁使用,谁负责”原则,坚持“安全第一”原则。活动承办单位必须明确责任人,负责报告厅使用期间安全防范、应急处理等工作,如会场秩序维护、防火防电、意外事故处理等。六、严禁私自对灯光、音响等设备进行操作。如有损害厅内空调、音响、灯光、地插、桌椅等设施设备情况,当事人必须照