来访客户接待流程.doc

来访客户接待流程 为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,加强来访客户接待管理,规范客户业务接待流程,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则,来访客户接待流程如下:接待前:当接到客户来访信息时,应落实来宾基本情况:来宾国家、来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留时间、目的和要求等。业务员落实客户的行程安排或行程单(包括是否旅游),弄清客户到访时间、航班、酒店住宿要求、是否需要接机、是来进出口公司还是要参观工厂等信息,并提前1-2天告知操作人员,以便安排相应接待。制作接机牌(如果需要):应包含来宾的名字,具体样式见(附件1)接待中:由机场至办公室,或办公室至工厂的路上,和客户进行有礼貌的寒暄,可以介绍一下城市的情况、风土人情、景点等内容。A、办公室接待:1、接到会议室后,让客人先进入,并且向客人礼貌问候微笑着说“请进”及伸手示意方向。请客人进入后再慢慢关上房门,跟随进屋。2、介绍时,先介绍主人,客人有先知情权,先绍男士后介绍女士,先介绍晚辈后介绍长辈,先介绍位低再位高者。3、请客人落座时,如若宾客是一对夫妇,最好让他们坐在一起,而不要分开。4、客人落座后,首先应端上茶水/咖啡(依客户所需),如果是盛夏,也可以送上清凉饮品。5、客人如果需要会议室或者多媒体,需要在客户来之前提前安置好(提前准备工厂宣传片及自制的PPT)。6、客人如果遇上午餐时间,需要请示相关领导提前预订何种档次的酒店。7、洽谈结束,可以根据情况准备公司小礼品赠与重要客户;每次待客结束,都要以欢迎“再次见面”的心情来恭送对方。8、根据情况送客户至写字楼外、酒店或是飞机场。如有送机,需要陪同客户一起办理好登机牌再道别。可以在客户离境前,打电话道别。B、需要参观工厂的客户安排:1、根据来访客户的重要等级,填写《进出口公司接待联系单》(附件2)2、相关操作人员填好《进出口公司接待联系单》后,及时交上级领导审核,并以邮件或传真的方式报给工厂办公室,联系陈吉光。3、具体接待工作包括:向总经办递交来访客户信息及人数,安排电子字幕内容表示欢迎(支持英文)。是否需要公司派车。是否需要借款招待。是否需要会议室及投影设备。是否需要准备礼品,及特殊礼品的采购。如需安排住宿和用餐,需提前联系并预订(临沭最好的酒店:常林国际大酒店,可联系陈吉光;临沂的酒店:江泉,沈经理**********(报力士德);蓝海:张经理**********(报常林),并第一时间内告知陪同领导。4、工厂办公室接到《进出口公司接待联系单》后,会做好接待的准备工作。5、在客户即将到公司之前,至少需提前二个小时(国外客户需要提前一天)电话确认客户抵达时间和迎接地点,并通知司机准备车辆提前在指定地点接客户上车。6、负责接待人员陪同客户在公司的各项活动安排。7、如客户需要订返程机(车)票的,可直接联系大羽航空:小西**********(国内外机票);火车票可以提前网上预定。三、接待后:按照行程安排,送走客户后,及时发邮件给客户,一是问候,二是将本次访问双方的会