航运部商务管理员岗位任务说明书.doc

航运部商务管理员岗位任务说明书
编号:___YD/HY/005拟制:_____________
核准:_____________生效日期:_____________
一、基本资料
部门名称
航运部
岗位名称
商务管理员
直接上级
商务主管
所辖人员
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二、工作说明
1、主要职责
1、做好账单流转。
2、及时联系财务审计部做好收、汇款安排。
3、做好营运统计、分析。
4、做好台账和档案资料管理。
5、做好部门内务工作。
2、主要工作内容
1、做好有关账单流转和处理。
2、及时联系财务审计部门做好收付款安排,跟踪反馈收付情况。
3、协助主管做好部门信息管理工作,负责信息的传递、整理。
4、编制营运统计报表。
5、做好部门档案管理工作。
6、管理部门的图书资料。
7、收发部门内各类信函、电文。
8、做好部门会议资料的准备和会议记录等。
9、做好部门文件的接收、传递、起草、打印、发放和管理。
10、做好部门办公设施和设备的登记、造册、管理和维护工作。
11、做好部门内务卫生的管理工作。
12、做好部门各种办公用品的申领、发放。
13、完成上级布置的其他工作。
3、主要工作要求
1、商务处理
、核对、整理、登记、流转工作。
(付)款通知书,将通知书及时送交财务审计部并做好交接记录;跟踪款项收、付情况,及时向财务审计部门查询。
(付)款人并登记备案;汇款要按船舶或人员建立档案,如果需要要收集汇款单证提供给申请人。
、加油费、经纪人佣金等需要公司分管领导审批的款项,要及时将经理签字的汇款通知书和有关单证送给领导审批。
,做好营运分析表,做到准确无误,交给商务主管审核。
。
,每年年末要统计各轮的额外劳务费发生情况,编制成报表交商务主管审核。
,及时联系回收业务余款。
2、档案、台账
、记录本部门工作情况。记录、台账整齐、规范,无漏登、漏记和翻查不便的情况。
,做好记录,及时催促各主管将合同归档。
,及时进行整理、归档。其他部门借阅和本部门人员借阅需过夜时要填写“文件资料借阅登记表”。有关资料、档案要按照公司的档案管理规定,及时移交档案室,并做好交接记录。失效的部门文件要及时销毁,原始签发件要打上“作废文件,仅供参考”字样作为历史资料保存。
3、文件收发
“文件资料领用登记表”上登记,并修改“航运部文件资料清单”,及时通知部门经理安排传阅学习。接收到公司文件后要及时安排传阅,然后编号、登记并归档备查。
。
、认真校对、做好登记。
4、内务工作
,将图书编号登记在册,做好借阅和归还登记,及时将新到业务期刊分门别类放置于期刊架上,供阅览,图书管理工作要做到井然有序。
4.