恒大地产营销品牌档案资料管理实施细则.doc

(3)实物档案收集移交时须同时提供以数码形式形成的实物档案电子版,并附上文字说明,由形成部门整理完毕后移交营销品牌档案室档案管理员集中保管,每半年移交集团档案中心综合档案室,营销品牌档案管理员留实物数码电子版台帐备查。
(4)声像档案按类型(专题)--年代的方法进行分类,并注明声像档案内容、时间、背景、作者等信息,档案形成后三个工作日内由录制(拍摄)人员整理移交给营销品牌档案管理员。
(5)移交时,双方根据移交目录,移交部门资料员须与档案管理员共同清点,逐份仔细核对。共同清点查对确定无误后,双方办理档案移交接收手续。
(6)未按标准移交的档案资料,档案管理员有权拒收,对档案保管工作造成的影响由移交部门负责。
3、档案的借阅
(1)档案借阅,必须填写借阅审批表,呈请领导签字同意。
(2)集团系统内借阅档案,必须由本单位或部门负责人签字后再由营销品牌中心领导审批同意后方可借阅。
(3)外单位借阅档案,必须由对口业务部门人员办理借阅手续,并负责档案的完整归还。
(4)实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件或声像电子版形式提供利用,不提供原件。
4、集团营销品牌中心与各地区公司对营销品牌归档责任区分
(1)各地区公司档案室(含广东地区)收集并归档各地区公司营销品牌档案。
(2)各地区公司(含广东地区)所获奖牌、奖状、纪念品等实物档案及时存放当地公司档案室,各地区档案室每半年以数码方式形成实物电子版报集团营销品牌档案室备案。
(3)各地区公司的开盘前营销策划方案(包含须报集团审批的相关方
案)市场调研、营销及定价方案、销售广告策划及媒体投放审批方案、销
附件一:
营销品牌档案归档范围及要求
一、文书档案
1、项目营销文书归档范围:
(1)公司各项目的营销策略(包含市场调研、策划方案、营销及定价方案、销售广告策划及媒体投放审批方案)
(2)项目楼盘平面广告、楼盘新闻(报纸、杂志类)
(3)销售物料(画册、楼书、销售单张、户型手册等)
2、公司品牌文书归档范围:
(1)公司组织沿革、发展史、公司大事记等;
(2)刊登董事局领导接受访问的报刊、杂志;
(3)董事局领导在各种重要会议和活动上的讲话稿(包含内外部);
(4)公司品牌宣传方面的形象广告和新闻宣传(包含新闻宣传通稿(日常销售、品牌宣传、重大事件)审批表及外宣的媒体报刊);
(5)刊登本公司重要管理和业务活动的画册、报纸、杂志、简摘等企业文化和品牌宣传刊物;
(6)公司重要活动,庆典和重大仪式等策划活动方案和实施计划。
(7)公司和楼盘表彰评选、议程等全部过程资料。
3、归档份数:董事局领导讲话稿和公司大事记、新闻宣传媒体原件、内部品牌宣传原件资料归档二份,其它资料归档一份(领导特殊要求归档份数除外)。
4、归档要求:
(1)营销项目档案按项目进行整理,楼盘项目销售完毕后进行移交。
(2)归档的文书档案按年度-保管期限-问题结合机构、时间进行分类、排列、有详细的卷内目录和相关的文字说明并整齐装盒。
(3)归档的文件原则上一律为原件。
二、声像档案(包括照片、录音、录像、光盘、磁盘等)
1、归档范围
(1)各个时期领导班子及有关重要活动,及反映公司各个历史时期建设面貌的声像资料;
(2)本公司内外部组织或参加的重要会议及活动