万科档案管理培训.ppt

万科档案管理培训
2007-3
目录
第一部分: 客户档案管理
第二部分: 产证档案管理
第一部分<客户档案管理>
客户档案管理目录
一、岗位职责
二、客户档案内容
三、客户档案相关节点及建档要求
四、客户档案装册要求
五、电子档案要求
六、档案管理注意事项
一、岗位职责
代理公司业务员
综合管理组档案岗
★负责收集及补充客户资料,保证资料有效、完整。
代理公司
★检查客户资料的有效性、及时性和完整性,建立客户档案。★负责客户纸质档案的暂时存档和电子档案的记录。★客户办理交付使用手续30日后移交客户档案至综合管理组档案管理岗。
★核查客户纸质档案的及时性、有效性及完整性。★核查客户电子档案的及时性、有效性及完整性。★客户办理交付使用手续30日内移交客户档案至公司总办档案室。
二、客户档案内容
认购书、购房合同正本原件
办理产证委托书、前期物业管理协议、业主公约等
客户身份证件复印件:如身份证、护照、暂住证、居住证、结婚证等
公证书:如份额公证书、监护人公证书、英文名姓名公证书、共有声明等的原件及复印件
审批单:如有换房、更名、折扣、变更付款方式等特殊要求,即认购时与签约时数据或相关资料不符的情况,须提供相应的公司同意变更的审批单原件
贷款客户的《借款合同》原件,及经办银行/律师领取该客户购房合同正本原件签收单原件
客户领取购房合同正本原件签收单原件
交付使用通知书、面积差补充协议原件
客户领取商品房交付使用通知书等入住资料签收单原件(现房)
催办函、折盘函等复印件及EMS回执
其他客户资料:购房发票复印件、优惠活动协议、客户承诺函等
认购
三、客户档案相关节点及建档要求
办理交付使用手续7日内收集面积差补充协议原件、律师的交接单
交付使用通知书原件、面积差补充协议原件
签约
入住
认购书签署当日收集认购书原件、客户身份证明复印件、同意核查个人资信声明
备案
合同备案7日内收集合同正本原件、客户签收单原件
放款
全款到帐7日内收集银行返回的《借款合同》、
合同副本一本交接给项目现场地产客服
《前期物业管理协议》、业主公约交接给项目现场物业服务中心
签约至放款期间收集合同其他协议原件、审批单原件、共有声明原件、公证书复印件、借款合同原件、律师签收单原件、房款发票复印件、催办函复印件、折盘函复印件、EMS回执、其他资料
档案册
四、客户档案装册要求
档案顺序
10页的粉色插页文件夹
⑴认购书原件⑵合同正本原件⑶其他协议原件
⑷身份证明复印件⑸共有声明原件⑹公证书复印件
⑺审批单原件⑻借款合同原件⑼交付使用通知书原件
⑽律师签收单原件⑾客户签收单原件⑿面积差补充协议原件
⒀房款发票复印件⒁催办函复印件⒂折盘函复印件
⒃EMS回执⒄其他资料⒅⒆⒇
转档准备
录入明源→制作侧壁→整理、转档
在销售后台档案管理模块中录入:
1、客户档案收集阶段及补充阶段的内容:
⑴认购书原件⑵合同正本原件⑶其他协议原件
⑷身份证明复印件⑸共有声明原件⑹公证书复印件
⑺审批单原件⑻借款合同原件⑼交付使用通知书原件
⑽律师签收单原件⑾客户签收单原件⑿面积差补充协议原件
⒀房款发票复印件⒁催办函复印件⒂折盘函复印件
⒃EMS回执⒄其他资料
2、归档日期及归档人
3、转档日期及转档人
五、电子档案要求