档案管理实施细则.doc

档案管理实施细则
第一章总则
为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制定本细则。
第二章公司管理档案的范围及管理权限划分
第一条公司级档案管理范围,由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件:
1. 司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;
2. 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;
3. 财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);
4. 政府、项目批文、合同;
5. 公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);
6. 工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;
7. 公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;
8. 公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);
9. 公司有效证件、印章;
10. 具有法律效力及保存价值的文件;
11. 公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
12. 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第二条
部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部门级档案文件如下:
1. 各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报;
2. 部门例会会议纪要;
3. 各部门与其相关业务单位函件管理;
4. 招投标文件管理;
5. 人事劳资档案及信息管理;(人力资源部统一理人事档案)
6. 仪器、设备维修保养资料;
7. 客户、特约商家资料及信息管理;
8. 公司的媒体宣传资料、销售报表;
9. 财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。
第三章公司档案管理体制
第三条
公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室,配备专人分管公司主体档案工作。
第四条根据有关档案法规规定精神,各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,并定期向公司档案部门移交保管。
第五条公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。
第六条档案管理部门及负责人
1. 公司档案管理部门为行政部;
2. 公司立档单位为各部门;
3. 档案管理责任人:各部门负责人与专(兼)职文书。
4. 各部门均应指定专(兼)职文书,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第七条各部门专(兼)职文书的职责
1. 了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
2. 认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每季度末前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
3. 承办人员需借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材。
第四章档案管理、归档文件整理
第八条
各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部