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科学管理高校档案库房的思考
摘要:阐述了档案库房管理的必要性及做好库房管理的措施。
关键词:高校档案库房管理
:G27 :A :1672-3791(2011)11(b)-0244-01
档案库房是贮藏和保护档案的地方,它的好坏直接影响到档案的寿命。如何最大限度地延长档案的寿命,使之有效地为本校的教学、科研、党政管理各项工作服务,必须加强档案库房管理。档案库房管理的基本要求是:以防为主,防治结合;加强重点,兼顾一般;立足长远,保证当前。

1 库房管理的必要性
保存档案是文明社会的必然要求,随着社会的发展和时间的推移,一方面档案的数量和种类在日益增加和丰富;另一方面档案又处在不断损毁的过程中。档案库房管理就是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因索作斗争的过程。在实际工作中,虫害、光线、空气污染、灰尘及空气中的温湿度等都影响到档案的寿命。其中档案库房中的温湿度是影响档案制成材料老化变质的重要因素之一。不适应的温湿度,不仅直接影响档案纸张缩微胶片层的降解碎化,字迹的褪色,光盘档案的失真,而且会加速一切不利因素(如害虫、霉变的繁殖生长)对档案的破坏。档案工作的实践,向我们提出了一个很尖锐的问题:一方面为了维护学校的历史真实面貌,发挥档案的凭证和参考价值,要求我们把档案长期保存下去;另一方面档案的寿命是有限的。因此,我们应从高校工作实际情况出发,采取一切科学技术措施和方法,使其最大限度地延长高校档案的寿命。

2 库房管理的措施
库房建筑
库房是保存档案的重要基地,其好坏直接影响到档案的寿命。
(1)选址要适当。
根据档案害虫的生活****性和传播途径,将库址选在地势较高、干燥、远离食堂及其它仓贮库房的地方,以免感染害虫。
(2)周边环境要好。
档案馆库房远离厕所、食堂、排污沟、粪便池等,以确保档案库房周围清洁卫生。
(3)门窗密封性能要好。
库房门窗牢固、关闭紧密。窗户小而少,并制成双层或三层窗。库房大门内应设置缓冲门,有条件者,可安双层门,既可防潮,又可防虫。无窗库房内的空调设备,通风口要安装过滤X,不通风时,风门要关闭,以免害虫经通风口进入库房。
(4)地基要符合要求。
档案库房要采用钢筋水泥或石质结构的地基,并设置防潮层,地面铺水磨石。有白蚁史或白蚁较多的地区,档案馆的地基要进行毒土处理。
库房温湿度的调节
档案库房的温湿度与防止档案的自然损毁和延长档案寿命有密切关系。不适宜的温湿度特别是高温和高湿,会加快纸张水解和字迹褪变的速度,增强有害气体和灰尘的吸附能力,招致害虫的滋生和霉菌的蔓延。这一切不利因素都会给档案资料造成严重的危害。档案库房温湿度的正常要求标准是:温度为12
℃~24℃,相对温湿度为45%~60%。因此调节和控制库房的温湿度显得尤为重要。现在普遍采用挂在库房通风处的温湿度计所标示的温湿度作为档案所处环境的温湿度,但这种方法一般用于开架或保管档案的库房。而对于使用具有一定密封性能的档案柜,档案及材料又加以盒装,这样档案库房温湿度与档案柜内的温湿度在某种程度上有一定的差异。因此,我们在档案柜内放入温湿度计,并以其数据为依据,同时与档案库房内的温湿度进行对比,以便更好地掌握档案库房内和库房外温湿度情况,及时改善库房档案环境的温湿度。
档案库房温湿度经常要进行控制与调节,尤其在冬夏两季。当档案库房的温湿度适合档案保管要求时,为防止或减少档案库房外的不适宜温湿度对档案库房内的影响,就要对档案库房内的温湿度进行控制。当档案库房内温湿度不适合档案保管要求时,就需要采取措施进行调节。根据一般档案库房的结构、特点,较为简便、经济、有效的措施一般有三种方法:密封、通风、除湿。
(1)密封。
所谓密封,实际上是指最大限度地减少库房内外空气的流动而对库房采取的一系列封闭措施。库房密封的重点是门窗,在具备机械通风的条件时,将库房门窗全部砌封,改为无窗库房。对尚需保留的门窗常见的密封措施较多,如将开启的门窗边缘衬以硅橡胶条、绒布条或泡沫塑料密封条等,库房窗户改为双层窗,在库房门口设置过渡间等,以减少人员出入库房时内外空气的对流。
(2)通风。
通风是根据空气流动的规律,有计划地使库内外的空气对流,达到调节库内温湿度的目的。只有进行合理的通风,方能实现通风的目的。为获得较好的通风效果,通风时应先对库内外温湿度进行监测,根据具体实际决定是否可以采用通风。同时,在通风时一定注意防止灰尘、有害气体进入库房内,并注意防虫和防鼠。
(3)除湿。
除湿,这种方法主要在档案库房温度及档案库房湿度比较高时,也就是说档案库房内比较潮湿时,可利用白石灰、木碳、硅胶等办法除湿去潮。目前比较方便可行的办法是使用除湿机,只需定期开启即可。