第十一章项目沟通管理.ppt

第十一章项目沟通管理
五、 沟通方式方法
单向沟通、双向沟通
正式沟通、非正式沟通
言语沟通、非语言沟通
书面沟通、口头沟通
上行沟通、下行沟通、平行沟通
1. 单向沟通和双向沟通
根据在沟通发送者和接收者的角色是否变化跳
7％
38％
55％
非言语性信息沟通渠道
——传递思想、情感
、下行沟通、平行沟通
沟通工具
类型/方法
内容
电子邮件
项目团队成员之间的文本文件，音频视频文件的沟通
项目组成员间的备忘录
提供一个正式的论坛来沟通关键性的政策和工作程序
即时消息
使团队成员可以实时地沟通
项目状况会议
提供项目状况的更新和工作的回顾
电视电话会议
提供一个身处异地的团队成员参与沟通的媒介
内部网，互联网留言板
与全体成员进行正式地沟通项目状况，进展和目标
项目工作巡演
给出资人和用户提供反馈信息
实地沟通
使你可以与你的团队和客户面对面地沟通
 决定信息发送的方法
e-maill/电话/面谈/会议/信函
 何时发送信息
时间是否恰当
 确定信息内容
简洁/强调重点/熟悉的语言
How?
When?
What?
沟通的难点—有效的信息发送
 谁该接受信息？
先获得接受者的注意
接受者的观念/需要/情绪
 何处发送信息？
地点是否合适
不被干扰
Who?
Where?
沟通的难点—有效的信息发送
六、项目沟通计划编制
:
项目沟通计划的内容
信息收集渠道结构
沟通日程表
信息分发的格式
沟通计划更新和细化方法
信息分发渠道的结构
项目沟通计划过程：
输入：
沟通需求
沟通方式
制约因素
假设条件
工具和技术：
· 项目干系人分析
输出：
·沟通计划文件
信息收集渠道：用什么方法收集项目干系人所需的信息
信息发布渠道：以什么样的方式传递给项目干系人
信息发布形式：格式、内容、详细程度、采用的符号规定等
信息发布日程表：何时发布给项目干系人
更新和细化沟通计划的方法：包括信息更新的依据、修改程序等
利益相关者
所需信息
沟通频率
沟通方式
反馈时间要求
项目主办者
高度概括的成本、进度和质量要求
问题和行动建议
每月一次
文字报告和会议
3天
项目管理的监督管理部门
详细的成本、进度和质量要求。
问题、行动建议和需要的支持
每周一次
文字报告和会议
客户总监
高度概括的成本、进度和质量要求
问题和行动建议
客户要求的行动
每月一次
与项目主办者开会，印发会议记录
5天
项目团队
详细的成本、进度和质量要求
问题和行动建议
下两周的协调信息
来自客户和项目主办者的消息
每周一次
沟通计划
案例：
WORD文档
七、项目信息发布：
输入：
工作成果
项目沟通计划
项目计划
工具和技术：
人员沟通
项目管理信息系统：
输出：
项目文件
项目说明
包括信息检索和信息发布两个子系统
信息发送的形式
会议
报告
演讲
会见
子媒介（电话、网络、传真）
报告：
项目启动会议
项目情况评审会议
项目问题解决会议
会议：
项目口头报告（汇报性、说服性、决策性口头报告）
项目书面报告
演讲：
演讲准备
演讲应把握的要点（时间控制、展开顺序、听众参与、回答问题）
演讲时间安排
10% 20% 40% 20% 10%
开场白、引入主题、阐述主题、 综合、结尾
八、项目执行状况报告
项目执行情况报告的主要工作
1）项目执行情况报告的依据
项目计划
工作成果
其他项目文件
2）项目执行情况报告的工具和方法
执行情况审查
偏差分析技术
趋势分析
项目信息发布的工具和方法
3）项目执行情况报告的结果
项目执行情况报告
变更申请
九、项目沟通存在的主要障碍
项目
沟通
存在
的
主要
障碍
语义上的障碍
知觉的选择性
项目
沟通
存在
的
主要
障碍
组织结构的影响
沟通渠道的选择
信息量过大
心理因素的影响
知识经验水平的障碍
十、有效沟通
信息有效发送：
信息的准确性、及时性、完整性和可理解性
信息有效接收：
目光接触
拉近距离
提问
复述
不时对对方所说的话做出反应
多听少说